A gdyby mieć dokumenty logistyczne w jednym miejscu?

Logistyka wymaga zarządzania szerszym zakresem dokumentów niż inne branże. Oprócz standardowych procesów P2P (purchase to pay) czy O2C (order to cash) mamy tu także konsolidację przesyłek, trasowanie oraz monitorowanie transportu. Ich sprawna obsługa przekłada się na lepszą wydajność codziennych operacji frachtowych, w tym np. widoczność,  zwiększoną dokładność danych, obniżenie kosztów czy stałą kontrolę nad zleceniami. W rezultacie – na poprawę poziomu usług i konkurencyjności. Warto, aby wszystkie etapy, czyli ich przygotowanie, wykonanie, potwierdzenie oraz analiza były maksymalnie zautomatyzowane. Warto mieć je wszystkie w jednym miejscu – a w tym celu najlepiej sprawdza się TMS.

System zarządzania transportem (TMS) to platforma, która pomaga przygotowywać, realizować, rozliczać i analizować operacje frachtowe. Jest przeznaczony głównie dla nabywcy frachtu do planowania ruchu, przeprowadzania oceny ofert i kosztów usług, wybierania odpowiedniej trasy i przewoźnika oraz zarządzania rachunkami łącznie z audytem faktur. Służy jako urządzenie typu „All-in-One”. Posiadanie wewnętrznego systemu TMS otwiera potencjał cyfryzacji całej organizacji i przynosi liczne korzyści – m.in. mniejsze koszty transportu, zwiększoną kontrolę przesyłek, kompleksową widoczność zamówień i operacji frachtu, śledzenie zamówień, usprawnienie zarządzania fakturami i ich walidacji, a także wysokiej jakości analitykę danych.

Ważnym aspektem systemu zarządzania transportem jest także przestrzeganie wymogów regulacyjnych, środowiskowych i rynkowych. Dobrze obrazuje to przykład e-faktur. Obecnie już w ponad 70 państwach obowiązują pewne regulacje dotyczące e-dokumentów, a według prognoz do 2025 r. około 80% firm będzie korzystać wyłącznie z e-faktur. Katalizatorem zmian w zakresie digitalizacji stanie się KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. W 2024 r. będzie on obligatoryjny, rewolucjonizując tym samym dotychczasową wymianę dokumentów. Z całą pewnością okaże się wyzwaniem dla przedsiębiorców prowadzących swoją działalność w Polsce – także dlatego, że nie będzie wspierał wszystkich obszarów, takich jak np. faktur przychodzących od kontrahentów zagranicznych, przesyłania załączników czy dystrybucji dokumentów do odbiorców. Tam, gdzie kończą się możliwości KSeF, wkracza wewnętrzny system TMS. Powinien być on odpowiednio zarządzany, czemu służyć może np. Pagero Network, czyli otwarta sieć biznesowa, pozwalająca dotrzeć do wszystkich partnerów biznesowych na całym świecie.  Korzysta z niej już ponad 80 tys. klientów w 140 krajach, a w jej zasięgu jest obecnie ponad 14 mln firm. Warto rozważyć wkroczenie w świat e-dokumentów, nie czekając na zbliżające się, nowe regulacje prawne. Spowoduje to uwolnienie potencjału automatyzacji i znacznie wcześniej przyniesie Ci korzyści płynące z wymiany dokumentów elektronicznych. Więcej informacji: www.pagero.com

Opracowanie: Pagero