Automatyzacja i cyfryzacja bez problemów wdrożeniowych

Dominik Jańczak: Co stanowi miernik sukcesu projektu, którego celem jest cyfryzacja łańcucha dostaw lub automatyzacja procesów magazynowych?

Tomasz Cepiak: Istnieje wiele mierników i kryteriów oceny sukcesu projektu cyfryzacji łańcucha dostaw czy automatyzacji procesów magazynowych. Zaczynając od mniej wymiernych, takich jak zrównoważony rozwój, wpływ na środowisko czy ogólna poprawa samopoczucia pracowników, kończąc na bardzo wymiernych KPI, jak poprawa wydajności magazynu, wyższy wskaźnik wykorzystania przestrzeni ładunkowej
lub magazynowej, redukcja błędów w kompletacji zamówień czy skrócenie czasu realizacji zamówienia. Jest też wiele innych celów mierzalnych w obszarze ergonomii pracy, które oddziałują bezpośrednio na zdrowie człowieka. W konsekwencji może wpływać to na miejszą rotację personelu, a co za tym idzie – mniej czasu poświęcamy na szkolenie nowych pracowników, czym obniżamy koszty operacyjne. Jeden z naszych klientów, dzięki zastąpieniu kompletacji z kartką papieru w ręku systemem pick by voice, podniósł wydajność kompletacji o 15%, a jednocześnie oszczędził pół miliona zadrukowanych stron z zamówieniami rocznie.

We wdrożeniach narzędzi informatycznych, wspomagających różne procesy w łańcuchu dostaw, nie możemy zapominać o zaplanowaniu testów systemu w warunkach możliwie zbliżonych do warunków produkcyjnych, jak również skupić się na przypadkach szczególnych „co, jeżeli…”. Oszczędności na testach integracji czy okresie hypercare szybko zostaną pochłonięte przez nieoczekiwane zdarzenia w środowisku produkcyjnym, więc im lepiej zaplanujemy ten proces wspólnie z klientem i dostawcą, tym mniej problemów napotkamy podczas wdrożenia.

DJ: Jaka jest rola zewnętrznego konsultanta podczas tego typu wdrożeń? Jak przekonać potencjalnych klientów, że konsulting nie jest zbędnym wydatkiem?

TC: Kiedy stajesz u progu decyzji o inwestycji, bo zdiagnozowałeś problem niewystarczającej przestrzeni, wydajności, niedostępnej siły roboczej, niezadowalającego poziomu usług, zadajesz sobie pytanie, czy dasz radę podołać temu zadaniu tylko ze swoim zespołem. Analizujesz kompetencje, doświadczenie i czas, który musisz wygenerować poza codziennymi obowiązkami, aby projekt dowieźć w ramach słynnego trójkąta koszt – jakość – czas. Pewnie niejednokrotnie widziałeś ogłoszenie „szybko, tanio, dobrze”. Pozostając przy analogii budowlanej, dopiero trzeci albo czwarty magazyn zbudujesz bezbłędnie.

Niejednokrotnie bywa tak, że firmy podejmują się tego typu zadań samodzielnie, aby uniknąć, wydaje się, wysokich kosztów zewnętrznych. Jeżeli zostanie zbudowany zespół dedykowany do danego zadania wewnątrz struktur, co w mojej opinii jest niezbędne, szanse na powodzenie rosną, ale nawet wtedy warto skorzystać z usług niezależnego doradcy. Dlaczego?

Coś, co na pierwszy rzut oka wydaje się drogie i zbędne – patrz: usługa doradztwa na etapie planowania koncepcyjnego, planowania szczegółowego, ofertowania czy nadzoru realizacji – przynosi kolosalne korzyści dla klienta w każdym ze wspomnianych momentów. Wnikliwa analiza danych historycznych, porównanie wariantowe rozwiązań z wyliczeniem całkowitego kosztu posiadania, wybór odpowiedniej technologii, dobór profesjonalnego dostawcy, pomoc w negocjacjach, których wynikiem są oszczędności wielokrotnie wyższe niż koszt usług doradczych…

Przygotowanie dokumentacji zabezpieczającej interes klienta, zasada „czterech oczu” podczas realizacji… Takie wsparcie zwraca się szybciej, niż się tego spodziewasz. Słyszałeś o kosztownych zmianach w projekcie? A może opóźnienia spowodowały niekontrolowany wzrost kosztów projektu wdrożenia automatyki, bo zbyt mało atencji poświęcono tematowi integracji IT? Niedopatrzenia najczęściej powstają w obszarze interfejsów pomiędzy systemami, nie tylko informatycznymi. Firma LNCosult zapewnia synergię, nadzoruje komunikację pomiędzy branżami budowlaną, przeciwpożarową, intralogistyczną, informatyczną, korzysta z doświadczeń dwudziestu lat i kilkuset zrealizowanych projektów.

Mnogość rozwiązań automatyki magazynowej dostępnych obecnie na rynku nie ułatwia sprawy. Komuś, kto nie jest na bieżąco, chociażby w dynamicznie rozwijającym się sektorze środków transportu wewnętrznego o zmiennym obszarze działania – mam tu na myśli rozwiązania AMR – trudno będzie samemu podjąć trafną decyzję o technologii, w którą inwestuje się na lata. Naszą rolą jest przeprowadzenie klienta przez ten skomplikowany proces.

Na koniec tego wątku słowem kluczem jest „niezależność”. Nieograniczeni portfolio, dobieramy najlepiej dopasowane do specyfiki projektu rozwiązania dla naszego klienta. Firmy dostarczające automatyzację pomijają obszary manualne magazynu w swoich projektach, naszą zaletą jest holistyczne podejście zarówno do intralogistyki, jak i całego łańcucha dostaw.

DJ: W kontekście automatyzacji dużo mówi się o zwrocie z inwestycji i optymalizacji procesów. Często zapomina się, że nowe rozwiązanie musi być zintegrowane na odpowiednim poziomie z systemami IT już funkcjonującymi w organizacji. Czy spotkałeś się z takimi sytuacjami?

TC: Zdecydowanie tak. Pierwszym z elementów planowania jest audyt istniejącej architektury IT, która odgrywa kluczową rolę w decyzji o wdrożeniu takiego czy innego rozwiązania automatycznego. Integracja systemów automatyki magazynowej z nadrzędnym systemem klienta klasy WMS czy ERP to jeden z najważniejszych tematów, mający wpływ na całą organizację. Pamiętajmy, że jeżeli chodzi o poziom zarządzania automatyką przez system nadrzędny, możliwe konstelacje są dziś bardzo różne, łącznie z przejęciem zarządzania przepływem towaru przez niezależny od dostawcy automatyki system WMS.

Szczególną uwagę przykładamy do tego obszaru, ponieważ należy tutaj określić odpowiedzialność każdej z platform, pozostawiając dane decyzje tej, w której algorytmy pozwolą wydajniej wykorzystać cały system. Zmiany w istniejących systemach IT są nieodzowne przy każdym wdrożeniu automatyki, dlatego na wczesnym etapie planowania należy zadbać o zasoby do ich wdrożenia. Szczególnie gdy mamy do czynienia z zaawansowanymi wiekiem systemami, gdzie coraz trudniej uzyskać jest wsparcie, bo młode pokolenie wykształcono na nowszych technologiach.

Niedowartościowanie tego elementu niejednokrotnie kończyło się opóźnieniami i wzrostem kosztów wdrożenia, nie wspominając o stratach biznesowych.

DJ: Jakie błędy najczęściej popełniają polskie firmy podczas wdrożeń, o których mówimy?

TC: Myślę, że jednym z najczęstszych błędów jest niedoszacowanie zasobów klienta do realizacji danego projektu. Z uwagi na interdyscyplinarny charakter tej branży to powinien być zespół osób z różnych działów, z różnymi kompetencjami – zarówno właścicieli procesów, jak i użytkowników systemu. Weźmy przykład opracowania sieci dystrybucji oraz znalezienia optymalnej koncepcji wraz ze zlokalizowaniem magazynu/magazynów, biorąc pod uwagę lokalizacje dostawców i odbiorców. Mamy zdefiniowane warunki brzegowe, takie jak koszty transportu zewnętrznego, częstotliwość dostaw do sklepów ze względu na pojemność, m.in. backstore itd. Korzystając z narzędzi informatycznych, jesteśmy w stanie zasymulować różne scenariusze i wybrać optymalną lokalizację magazynu o określonym stopniu automatyzacji. Ale co, jeżeli nie zbadałeś dostępności zasobów ludzkich w okolicy do obsługi takiego systemu?

DJ: Jesteś w strukturach LNConsult od ponad roku – jak podsumowałbyś ten okres?

TC: Pozwolę sobie na podsumowanie w kontekście możliwości, kompetencji i know how firmy LNConsult, a nie jednostki, bo zawsze pracujemy jako team i jako team jesteśmy w stanie sprostać największym wyzwaniom. Organizacja, której filarami są doradztwo logistyczne oraz rozwiązania cyfrowe, łączy te dwa obszary w sposób wyjątkowy. Dlaczego? Dam przykład. W przypadku planowania koncepcyjnego, realizowanego przez dział konsultingu, pierwszym z elementów procesu jest analiza danych o artykułach oraz o zamówieniach. Nie jest to odosobniona sytuacja, że dla towarów w obrocie brakuje danych logistycznych, takich jak wymiary czy waga. I tu włączamy do projektu dział Digital Solutions. Wychodzimy naprzeciw klientowi z naszą własną aplikacją Volumio i sprzętem do wymiarowania i ważenia. Wykonana przez partnera biznesowego praca domowa szybko się zwraca, ponieważ planowanie magazynu, oparte na faktach, a nie założeniach, jest dużo dokładniejsze i przynosi wymierne oszczędności w nakładach inwestycyjnych na system oraz w kosztach operacyjnych.

Innym przykładem rozwiązania problemu klienta przez LNConsult, zdiagnozowanego podczas audytu logistycznego, może być dostarczenie poprawnie zaprojektowanej sieci LAN/WLAN w magazynie, aby zapewnić niezawodną komunikację urządzeń takich jak skanery, terminale mobilne czy PbV. Ten rok potwierdził moje oczekiwania. Trzy dotychczas zrealizowane z sukcesem projekty w Polsce pozwalają z optymizmem patrzeć w przyszłość.

DJ: LNConsult zrealizowała projekty w ponad 40 krajach na całym świecie – w jaki sposób agregujecie wiedzę w organizacji? Czy korzystasz z wiedzy i doświadczenia kolegów z innych krajów?

TC: Wymiana wiedzy, która wymaga poświęcenia czasu, jest priorytetem wewnątrz firmy, aby każdy konsultant był na bieżąco z nowoczesną technologią. Cykliczne spotkania merytoryczne z dostawcami w celu pogłębiania wiedzy na temat specyficznych rozwiązań odbywają się u nas w różnej formie. Poza spotkaniami na żywo czy online odwiedzamy też centra pokazowe. Jeżeli chodzi o doświadczenia i wiedzę z realizowanych lub zrealizowanych projektów, służą nam do tego wewnętrzne spotkania oraz własna platforma Knowledge Data Base, która jest aplikacją webową, gdzie kolektywnie zamieszczamy najważniejsze informacje pozyskane podczas projektów. Są one dostępne dla wszystkich członków zespołu z zaawansowanymi algorytmami wyszukiwania kluczowych informacji.

Beneficjentem tej metodologii jest przede wszystkim klient, bo czerpiemy doświadczenia z wyzwań, którym już sprostaliśmy w wykonanych projektach, a następnie dzielimy się nimi wewnątrz zespołu. Dam przykład z branży drogeryjnej. Wspólnie z konsultantem z Austrii realizujemy projekt magazynu dla serbskiej sieci i mogliśmy wykorzystać moje doświadczenie z rynku polskiego. Wymagania przeciwpożarowe według norm VDS, FM Global czy NFPA często narzucają bardziej rygorystyczne rozwiązania niż normy krajowe, w związku z czym na przykład dla produktów łatwopalnych, wybuchowych czy toksycznych mogliśmy znaleźć pewną synergię i wykorzystać to w projektowaniu.

DJ: Jaki był najbardziej pamiętny projekt, w który byłeś zaangażowany podczas swojej kariery i dlaczego?

TC: W trakcie szkoleń, przechodząc przez referencje firmy, napotkałem na projekt Landmark zrealizowany w Dubaju. Jest to na pewno jedna z wizytówek organizacji, jeden z największych projektów w pełni zautomatyzowanego centrum dystrybucyjnego, zaplanowany i nadzorowany przez naszych konsultantów. Siedem lat bliskiej współpracy pokazuje również, że stawiamy na długofalowe wsparcie naszych klientów w kierunku świetlanej przyszłości z dobrze zaplanowaną logistyką. A lokalnie z pewnością doradztwo jednej z największych w Polsce sieci detalicznej w branży pharma and beauty w zakresie wyboru systemu WMS, który ma pozwolić m.in. na rozwój dystrybucji omnichannel w najbliższej dekadzie.

DJ: Dziękuję za rozmowę.