Cyfrowa rzeczywistość listu przewozowego . Kiedy cyfrowa dokumentacja stanie się codziennością w transporcie?

Ale idzie nowe. Postępująca cyfryzacja procesów gospodarczych, przyspieszona dodatkowo przez rozwój usług e-commerce oraz rosnącą presję na efektywność kosztową i czasową w branży transportowo-spedycyjno-logistycznej (TSL), nieuchronnie prowadzi do konieczności przekształcenia również sfery dokumentacji przewozowej.

W tym właśnie kontekście pojawił się elektroniczny list przewozowy (e-CMR), którego ramy prawne na poziomie międzynarodowym wyznacza Protokół dodatkowy do Konwencji CMR, ratyfikowany przez Polskę już w 2019 r. Zasadnicze znaczenie tego aktu polega na uznaniu, że dokument elektroniczny posiada taką samą moc dowodową jak dokument papierowy, a zatem w obrocie prawnym i gospodarczym winien być traktowany równorzędnie z dotychczasowym, tradycyjnym nośnikiem. Ma to oczywiście znaczenie zarówno dla relacji umów cywilnoprawnych, w tym przede wszystkim dla potwierdzenia wykonania usługi transportowej, jak i w zakresie kontroli prawidłowości przewozów prowadzonych przez organy administracyjne poszczególnych krajów członkowskich Unii Europejskiej.

Problemem pozostaje jednak, że formalnie Protokół znajduje zastosowanie wyłącznie w transporcie międzynarodowym między państwami, które przystąpiły do jego postanowień, podczas gdy przewozy krajowe i kabotażowe nadal podlegają pod dokumenty wyłącznie papierowe, co w praktyce znacząco ogranicza jego zasięg oddziaływania. Innymi słowy, eCMR nie będzie działał dla przewozów międzynarodowych, o ile nie upowszechni się także w zakresie transportów kabotażowych i krajowych. Do tego dochodzą konserwatywne przyzwyczajenia rynku oraz ostrożne, by nie powiedzieć sceptyczne, podejście organów kontrolnych, które niejednokrotnie traktują dokument w wersji papierowej jako jedyną pełnoprawną formę dowodową.

Niezależnie od oporu praktyki gospodarczej i pewnych nieścisłości w implementacji Protokołu dodatkowego, na poziomie prawa unijnego przyjęto rozwiązanie o charakterze systemowym, które docelowo obejmie całą branżę transportową. Chodzi mianowicie o Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z 15 lipca 2020 r. w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego, określane w skrócie jako rozporządzenie eFTI (Electronic Freight Transport Information).

Rozporządzenie to, mające bezpośrednie zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich, ustanawia ramy prawne, które obligują właściwe organy administracji publicznej do uznawania informacji transportowych przekazywanych w formie elektronicznej, o ile przedsiębiorca zdecyduje się na ich przedstawienie w tej właśnie postaci. Co szczególnie istotne, eFTI nie ogranicza się do pojedynczych dokumentów – jak e-CMR – lecz tworzy zunifikowany system obejmujący wszelkie informacje regulacyjne wymagane w transporcie, począwszy od przewozu odpadów, poprzez materiały niebezpieczne, aż po procedury związane z dostępem do rynku przewozów międzynarodowych.

Cel wdrożenia tego aktu prawnego wyłożono jasno w jego preambule: „Brak jednolitych ram prawnych na szczeblu Unii, zobowiązujących właściwe organy do uznawania w postaci elektronicznej odpowiednich informacji dotyczących transportu towarowego, których dostarczenie jest wymagane przez przepisy, jest uważany za główny powód braku postępów w kierunku uproszczenia i większej wydajności wymiany informacji, możliwej dzięki dostępnym środkom elektronicznym. Uznawanie przez właściwe organy informacji w postaci elektronicznej ze wspólnymi specyfikacjami ułatwiłoby nie tylko komunikację między właściwymi organami a podmiotami gospodarczymi, ale pośrednio również rozwój jednolitej i uproszczonej komunikacji elektronicznej między przedsiębiorstwami w całej Unii. Doprowadziłoby to również do znacznych oszczędności kosztów administracyjnych dla podmiotów gospodarczych, w szczególności MŚP, które stanowią znaczną większość przedsiębiorstw transportowych i logistycznych w Unii”.

Kluczowym elementem systemu eFTI są certyfikowane platformy eFTI oraz dostawcy usług eFTI, których zadaniem jest zapewnienie bezpiecznego, interoperacyjnego i zgodnego z unijnymi specyfikacjami przechowywania oraz udostępniania danych. Wymogi wobec tych podmiotów zostały szczegółowo określone w samym rozporządzeniu, a nadzór nad ich spełnianiem powierzono jednostkom akredytowanym zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 765/2008. W efekcie przedsiębiorcy uzyskają pewność, że, korzystając z certyfikowanego rozwiązania, ich dane będą respektowane przez organy kontrolne w całej Unii Europejskiej, co ma niebagatelne znaczenie z punktu widzenia bezpieczeństwa prawnego i płynności prowadzenia działalności gospodarczej.

 

Choć rozporządzenie eFTI weszło w życie formalnie już w 2020 r., jego stosowanie zostało odroczone do 21 sierpnia 2024 r., aby państwa członkowskie i przedsiębiorcy mieli czas na przygotowanie odpowiednich rozwiązań technicznych i organizacyjnych. Nie oznacza to jednak, że od tej daty cały system jest w pełni funkcjonalny.

Rozporządzenie przewiduje bowiem, że organy publiczne zostaną zobligowane do uznawania danych elektronicznych dopiero 30 miesięcy po wejściu w życie aktów delegowanych i wykonawczych, które doprecyzowują szczegółowe zasady funkcjonowania platform eFTI i zakres wymaganych danych. Ponieważ akty te miały być przyjęte do lutego 2023 r., oznacza to, że faktyczny, powszechny obowiązek uznawania dokumentów cyfrowych przez administrację w państwach członkowskich pojawi się dopiero około 2026 r.

Do chwili obecnej w ramach wdrażania rozporządzenia eFTI opublikowane zostały trzy podstawowe akty prawne stanowiące fundament systemu. Po pierwsze – rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2024/1942 z 5 lipca 2024 r., które określa wspólne procedury i reguły dostępu organów publicznych do elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego. Po drugie – rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2024/2024 z 26 lipca 2024 r., wprowadzające jednolity zbiór danych eFTI, stanowiący wspólny punkt odniesienia dla wszystkich państw członkowskich. Po trzecie – rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2024/2025 z 15 lipca 2024 r., zmieniające część B załącznika I do rozporządzenia 2020/1056, a więc doprecyzowujące kluczowe elementy systemowe.

Na publikację czekają jednak wciąż dwa akty o charakterze przesądzającym – dotyczące szczegółowych zasad certyfikacji platform eFTI oraz wymagań technicznych wobec platform i dostawców usług eFTI. Ich brak powoduje, że proces wdrożenia ulega dalszym przesunięciom. W pierwotnych założeniach przewidywano bowiem, że pierwsze platformy wymiany danych zostaną uruchomione już w październiku 2024 r., natomiast organy kontrolne zostaną zobowiązane do uznawania elektronicznych listów przewozowych od sierpnia 2025 r. Tymczasem dziś wiemy, że terminy te zostały odłożone niemal o dwa lata, co oznacza, że pełna operacyjność systemu w praktyce pojawi się dopiero w okolicach 2027 r.

W przyszłości przewidziano również obowiązki sprawozdawcze i ewaluacyjne. Państwa członkowskie zobowiązane są do przekazania Komisji pierwszych raportów dotyczących stosowania eFTI do 21 sierpnia 2027 r., natomiast pełna ocena skuteczności rozporządzenia ma nastąpić do 21 lutego 2029 r., co otworzy drogę do ewentualnych dalszych reform, w tym nawet wprowadzenia obligatoryjnego stosowania formy elektronicznej zamiast papierowej. Z perspektywy „naszego podwórka” oczekujemy na wdrożenie przez polskiego ustawodawcę odpowiednich zmian do ustawy o transporcie drogowym i ustawy Prawo przewozowe.

Wprowadzenie rozporządzenia eFTI sprawia, że e-CMR przestaje być postrzegany jako odosobniona innowacja prawna czy technologiczna, a staje się częścią szerzej zakrojonego unijnego systemu cyfryzacji transportu. Można wręcz stwierdzić, że e-CMR będzie jednym z wielu dokumentów w ramach eFTI, a jego stosowanie nabierze rzeczywistego znaczenia dopiero wówczas, gdy organy administracji i kontroli zostaną zobowiązane do honorowania formy elektronicznej na równi z papierową.

Dla przedsiębiorców oznacza to, że czas przejściowy do roku 2026 powinien być wykorzystany na stopniowe wdrażanie rozwiązań cyfrowych, testowanie platform, dostosowanie procedur księgowych i rozliczeniowych oraz zmianę mentalności pracowników i kontrahentów. Zyski w postaci szybszego obiegu informacji, łatwiejszego rozliczania zleceń, redukcji kosztów administracyjnych oraz zmniejszenia ryzyka utraty dokumentów stanowią bowiem realną przewagę konkurencyjną, której lekceważenie może okazać się kosztowne.

Z perspektywy prawnika zajmującego się na co dzień doradztwem na rzecz branży transportowej, e-CMR daje wiele korzyści stricte prawnych. Chociażby przywraca do życia funkcję zabezpieczającą listu przewozowego, o której w praktyce w zasadzie zapominano. Chodzi o ochronę wzajemnych świadczeń nadawcy i odbiorcy – Konwencja CMR w art. 12 ust. 3 przewiduje bowiem, że odbiorca może uzyskać prawo do rozporządzania przesyłką już od momentu wystawienia listu przewozowego, o ile nadawca uczyni o tym wzmiankę. W realiach papierowych, przy międzynarodowych przewozach i tysiącach kilometrów dzielących strony, fizyczne przekazanie pierwszego egzemplarza listu było rozwiązaniem niemal martwym. Dokument elektroniczny rozwiązuje ten problem – wystarczy powielenie i przekazanie pliku, który zachowuje integralność i zawiera jasne instrukcje dla przewoźnika. No i oczywiście pozwala na łatwiejsze zapoznanie się z treścią dokumentu, co znacznie podniesie komfort naszej pracy – niestety wpisy w CMR bywają nieraz kompletnie nieczytelne.

e-CMR umożliwia także praktyczne stosowanie art. 24 i 26 Konwencji, czyli deklaracji wartości towaru i specjalnego interesu w dostawie. Do tej pory były to rozwiązania teoretyczne, gdyż sądy konsekwentnie podkreślały, że wzmianki w zleceniu transportowym nie wystarczają. Teraz nadawca może wprowadzić je tak jak przepis literalnie nakazuje, czyli wprost do treści dokumentu elektronicznego, co skutkuje rozszerzeniem odpowiedzialności przewoźnika ponad standardowy limit 8,33 SDR/kg i zabezpiecza interes zleceniodawcy również na wypadek opóźnień czy innych uchybień, które mogą prowadzić do dużych strat.

Szczególnie istotną korzyścią wynikającą ze stosowania e-CMR jest również zmiana w sferze rozliczeń finansowych. Podczas gdy przy papierowym liście przewozowym termin płatności dla przewoźnika biegł dopiero od momentu fizycznego dostarczenia przez niego dokumentów do siedziby zleceniodawcy, w przypadku dokumentacji elektronicznej termin będzie mógł rozpocząć się już od chwili złożenia podpisu elektronicznego przez odbiorcę towaru. W praktyce oznacza to skrócenie okresu oczekiwania na należność, przyspieszenie możliwości dochodzenia roszczeń, a w przypadku nieuczciwych kontrahentów – również naliczania odsetek za opóźnienie i rekompensaty w wysokości 40 euro z tytułu odzyskiwania należności. Nie można też pominąć pewnej praktycznej zalety: e-CMR naturalnie trudno „zgubić”, a to wprost ogranicza ryzyko sankcji z tytułu kar umownych, wynikających z braków dokumentacyjnych, które w papierowym świecie stanowiły codzienność przewoźników.

Elektroniczny list przewozowy, choć formalnie przepisy go ustanawiające zostały już częściowo uchwalone, dopiero w ciągu kilku kolejnych lat stanie się powszechnym standardem w branży transportowej. Rozporządzenie eFTI nadaje temu procesowi nie tylko ramy prawne, lecz także nieodwracalny kierunek rozwoju – ku pełnej cyfryzacji i unifikacji wymiany danych w całej Unii Europejskiej. Aktualnie znajdujemy się w momencie przejściowym – formalne przepisy już obowiązują, ale rynek wciąż oswaja się z nową rzeczywistością. Już za rok nastąpi faktyczna zmiana jakościowa, gdyż organy państw członkowskich będą musiały uznawać dokumenty elektroniczne w każdym przypadku, co uczyni e-CMR i inne dokumenty częścią codzienności transportowej.

Z perspektywy prawnika specjalizującego się w transporcie można powiedzieć, że droga do pełnej cyfryzacji jest nieodwracalna, a przedsiębiorcy, którzy rozpoczną proces adaptacji odpowiednio wcześnie, będą w stanie nie tylko uniknąć chaosu wdrożeniowego, ale również zbudować przewagę konkurencyjną wobec mniej elastycznych podmiotów.