Integracja systemów WMS i ERP – jakie elementy gwarantują sukces wymiany danych?

Rozmowy na temat połączenia systemów często zaczynają się od wyprowadzenia klientów z błędnego wyobrażenia, że integracje pomiędzy systemami to skomplikowane i czasochłonne operacje powodujące wzrost kosztów inwestycji. Staramy się wytłumaczyć opracowane w firmie DataConsult procedury, które na podstawie 18-letniego doświadczenia pozwalają nam realizować standardowe połączenie systemu ExpertWMS^® z czołówką polskich systemów klasy ERP.

 

Powody, dla których wykonuje się połączenie pomiędzy systemami, są zazwyczaj podobne: rozbudowa powierzchni magazynowej, a co za tym idzie – zwiększenie obsługiwanej skali logistycznej – złożoność procesów logistycznych, z którymi nie daje sobie rady obecny system ERP, a nawet określone wymagania, jakie zaczyna dyktować rynek i klienci. Razem z decyzją o inwestycji w nowy system ERP pojawi się szereg zmian do przeprowadzenia w całym organizmie, jakim są działy występujące w firmie. W tym artykule dowiesz się, jakie kluczowe elementy projektowe powinny zostać zidentyfikowane w momencie realizacji połączenia systemu ERP i WMS.

ERP i WMS to osobne narzędzia IT, które wspierają codzienną pracę przedsiębiorstw. Kluczowe jest, aby osoby biorące udział w projekcie wiedziały, że systemy ze sobą współpracują, ale nie stanowią jednej platformy, która wykorzystuje te same funkcjonalności. Stąd niezbędne jest określenie, jaki system będzie stanowił wyższy priorytet w hierarchii i to w nim będą odbywać się operacje związane z tworzeniem tzw. master data, czyli zakładanie lub aktualizacja kartoteki towarowej, zakładanie lub aktualizacja kartoteki kontrahenta, tworzenie dokumentu dostawy czy sprzedaży. Systemy wymieniają się informacjami a w zależności od rodzaju danych rola każdego z nich jest inna.

Mając świadomość tego, jaką przyjmujemy hierarchię systemów, możemy przejść do określenia „języka”, w jakim będą się ze sobą komunikować. Czynnikiem determinującym sposób wymiany danych pomiędzy systemami będzie technologia, w jakiej stworzone zostały ich bazy danych. Możemy mieć do czynienia z wymianą plikową typu XML, EDI, pośredniej bazy danych pomiędzy systemami lub za pomocą dedykowanych interfejsów (tzw. API).

Wiedząc, jaka będzie hierarchia, a także w jaki sposób będzie odbywać się komunikacja pomiędzy systemami, zespół projektowy powinien określić pełny zakres procesów/operacji, które chce zautomatyzować na podstawie bezpośredniego połączenia systemu ERP i WMS. Osoby decyzyjne biorące udział w projekcie określają wraz z integratorem mapę kluczowych procesów, np. przyjęcie towaru do magazynu, sprzedaż towaru w modelu B2C, sprzedaż w modelu B2B itp. wraz z informacjami, jakie powinny być transferowane pomiędzy zespołami w firmie.

Połączenie systemów ERP i WMS nie może funkcjonować bez implementacji mechanizmów ścisłej kontroli poprawności danych. Automatyzacja informacji przesyłanych pomiędzy zespołami w firmie będzie odbywać się „w tle” bez ingerencji człowieka, więc muszą zostać omówione i wdrożone mechanizmy kontrolujące poprawność obiegu informacji. Stosowanie tego typu zabezpieczeń oraz powiadomień zwrotnych pozwala uniknąć przesyłania zdublowanych danych.

W trakcie modelowania połączenia pomiędzy systemami zespół projektowy musi zwrócić uwagę na przejrzystość w raportowaniu przesłanych informacji, czyli czytelność statusów i informacji zwrotnych. Jasne komunikaty w integracji wpływają na jakość obsługi klienta docelowego. Zespół projektowy odpowiedzialny za integrację powinien mieć stworzony raport umożliwiającą zarówno weryfikację prawidłowo jak, i błędnie przesłanych danych. Jednocześnie powinien posiadać również ścieżki „krytyczne”, czyli opisany sposób działania w przypadku, gdy klient zgłosi się z niestandardową, ale możliwą prośbą (przykładowo – anulowanie dokumentu sprzedaży).

Ostatnim elementem, który wymaga szczegółowej dyskusji w projekcie integracji, jest na pewno jej złożoność. Zespół projektowy oraz dostawcy systemu ERP i WMS muszą wspólnie określić zakres, w jakim chcą przeprowadzić automatyzację wymiany danych. Nie zawsze pełna integracja będzie opłacalna, ale projekt możemy też realizować etapami. Istnieje jednak ryzyko, że zastosowanie zbyt dużej liczby etapów spowoduje powstanie „pełzającego” zakresu prac, czyli dynamika wykonywanych czynności okaże się być poniżej oczekiwań, co przełoży się na dłuższy termin realizacji.

 

Powyżej opisane elementy projektowe oraz wspomniane w nich ryzyka, jeśli zostaną prawidłowo zidentyfikowane oraz omówione przez każdego z dostawców, przyniosą pożądane efekty w zakresie działalności firmy. Beneficjentami prawidłowo zamodelowanej współpracy między systemem ERP i ExpertWMS^® będą wszystkie zespoły w przedsiębiorstwie. Podniesiona zostaje wydajność oraz efektywność pracy, ponieważ pion kierownictwa otrzyma narzędzia IT, które będą ze sobą „rozmawiać” bez zakłóceń.

 

Jako producent oprogramowania w trakcie rozmów handlowych bardzo szczegółowo omawiamy sposoby integracji systemów IT, jednak dużą część naszej rozmowy stanowi uświadamianie klientom, że klucz do sukcesu znajduje się w dobrze zidentyfikowanych ryzykach, z którymi będziemy mieć do czynienia w trakcie trwania projektu. Praca i koszty, jakie zostaną włożone w kontrolę projektów, przyczynią się do efektywnego obiegu informacji, braku przestojów i ludzkich błędów, na czym skorzystają również klienci końcowi.

 

DataConsult zrealizowała szereg integracji produktowych opartych o autorską metodykę wdrażania projektu. Współpracując z dostawcami systemów klasy ERP, zapewniamy, że obydwie strony tworzące integrację będą ją rozwijać w oparciu o kolejne aktualizacje. Klienci zyskują pewność i stabilizację – postawienie na ExpertWMS^® to rozwiązanie długoterminowe, trwale wpływające na organizację każdej firmy.

 

Opracowanie: Arkadiusz Włoch, Dyrektor centrum 3PL w DataConsult S.A.