Jak system TMS pomoże ocenić rentowność firmy transportowej?

Analiza kosztowa w firmie transportowej może być przeprowadzona z różnych perspektyw. Jesteśmy w stanie analizować:

1. Miesięczne wyniki całej firmy, grup lub pojedynczych pojazdów – daje to ogólny obraz finansowej kondycji firmy. Jednak mamy do niej dostęp „z opóźnieniem”, co uniemożliwia reagowanie i podejmowanie decyzji tu i teraz.

2. Bieżącą analizę z weryfikacją założeń – monitorowanie kosztów na bieżąco, z uwzględnieniem rzeczywistych danych, pozwala na sprawną korektę założeń i decyzji. Można to robić w kontekście zleceń, klientów, spedytorów, pojazdów czy tras (tzw. kółka).

Wariant drugi wymaga analizy operacyjnej, w której koszty poza dekretem miesięcznym mają także dekret analityczny, umożliwiający zsumowanie danych w określonym kontekście (np. zleceń danego klienta). Podchodząc więc do tematu analizy rentowności, należy na samym początku ustalić, jak ma być przedstawiona i wg jakich założeń raportowana (np. w walucie EUR).

Zlecenie jest doskonałym źródłem danych analitycznych ze względu na swoją kompletność. Analizując je, możemy uzyskać szeroki wgląd w rentowność firmy w różnych przekrojach obejmujących klientów, kierowców, pojazdy, naczepy, lokalizacje, działy, spedytorów, dyspozytorów i inne, a w perspektywie sumowania danych uzyskujemy także wynik kółek. Księgowy wynik miesiąca pozostawiamy księgowości.

Pierwszym krokiem do oceny rentowności jest analiza struktury kosztów przedsiębiorstwa. Ważne jest ich zdefiniowanie i podzielenie na koszty bezpośrednie i pośrednie. Koszty bezpośrednie zlecenia to m.in. parkingi, opłaty autostradowe czy promy. Natomiast koszty pośrednie zlecenia obejmują np. paliwo i adblue, diety, wynagrodzenia kierowców, serwisy i naprawy, leasingi czy podatki. Należy zwrócić uwagę, że koszty pośrednie wymagają dalszego przypisania do zleceń. Konieczne jest więc określenie metody ich podziału. To ważny krok w prawidłowo realizowanym procesie analizy rentowności.

Mając uporządkowaną wiedzę w zakresie struktury kosztów, należy zastanowić się nad metodą ich planowania. Pozwoli to uniknąć błędów w obliczeniach. Chociaż popularnym modelem jest uzyskanie stawki za kilometr, dzieląc sumę kosztów przez sumę kilometrów, takie podejście niesie ze sobą ryzyko pomyłek. To z kolei może prowadzić do niewłaściwej wyceny frachtów, co negatywnie wpływa na ich konkurencyjność na rynku transportowym. Aby uniknąć tego rodzaju problemów, warto rozważyć metodę opartą na:

• wyodrębnieniu kosztów bezpośrednich (zależnych od danej relacji transportowej) od pozostałych kosztów, tworząc sumę kosztów pośrednich,
• podzieleniu kosztów rodzajowych na te związane z przebiegiem i te związane z czasem.

W efekcie dla kosztów pośrednich uzyskamy stawkę za km oraz np. stawkę godzinową. W ten sposób kalkulacja kosztów zlecenia sprowadzi się do wyliczenia kosztów bezpośrednich oraz do wyliczenia sumy kosztów pośrednich – jako liczba km zlecenia (pustych i pełnych) × stawka za km oraz czas trwania zlecenia (wraz z dojazdem) × stawka za czas, np. godzinę. Końcowo, sumując te koszty, uzyskujemy bazę do realnej wyceny zlecenia.

Najlepszym wyborem będzie system TMS, który wykorzystuje cenniki dla kosztów pośrednich i bezpośrednich oraz jest połączony z mapą odpowiedzialną za obliczenia kosztów bezpośrednich. Tak zbudowana kompleksowa kalkulacja kosztów stanowi rzetelnie opracowany punkt odniesienia zarówno do wyceny zlecenia, jak i dla dalszej analizy rentowności transportu.

W całym procesie pomocny jest system TMS SPEED. Podczas wykonywania zlecenia transportowego zbierane są dane rzeczywiste, takie jak: czas realizacji zlecenia, przebieg pojazdu oraz koszty parkingów, paliwa, adblue, autostrad i inne. Koszty bezpośrednie są przydzielane do konkretnych zleceń, podczas gdy koszty pośrednie najpierw algorytmem przypisywane są do poszczególnych zleceń i/lub poleceń wyjazdu, a ostatecznie w części kwoty na nie dekretowane. Na końcu całego procesu okazuje się, że w pojedynczym zleceniu znajdują się informacje na temat danych planowanych i rzeczywistych. Najłatwiej i najefektywniej będzie, gdy zestawimy je – jako ostatni etap oceny rentowności zlecenia – w formie raportu. Uzyskamy w ten sposób dostęp do wyniku zlecenia w kontekście kosztowym oraz jakościowym (czas, km), a także wgląd do struktury kosztów tego zlecenia.

Aby skutecznie obliczyć rentowność w systemie zarządzania transportem, niezbędne są pełne dane po stronie przychodów oraz kosztów (bezpośrednich i pośrednich), jak i metoda wyliczenia, która umożliwi uzyskanie rzeczywistego wyniku. System interLAN SPEED jest narzędziem, które pozwala na wieloaspektową analizę rentowności, również w kontekście pojedynczego zlecenia.

Opracowanie: interLAN