Pierwsze transporty z użyciem ECMR w firmie GEBERIT

Ten trend nabiera rozpędu między innymi dzięki Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z dnia 15 lipca 2020 r. w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego – Electronic Freight Transport Information eFTI, które wejdzie w życie 21 sierpnia 2024 r.

Warto zatem przyjrzeć się bliżej tym dynamicznym zmianom i dołączyć do grona podmiotów korzystających z dobrodziejstw cyfryzacji, która niesie ze sobą wiele wymiernych korzyści – i to nie tylko dla pojedynczych przedsiębiorstw, ale również całego sektora transportu i środowiska naturalnego. Cyfrowe dokumenty stają się rzeczywistością, która już niebawem zmieni funkcjonowanie takich branż, jak produkcja, transport, spedycja i logistyka.

Chcąc dobrze przygotować się do nadchodzących zmian oraz usprawnić procesy transportowe, na pilotażowe wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów zdecydowała się firma Geberit, producent m.in. stelaży podtynkowych i ceramiki łazienkowej. W pilotażu wykorzystany został system GreenTransit, który umożliwia generowanie, podpisywanie, udostępnianie oraz przechowywanie online wszystkich dokumentów potrzebnych do realizacji przewozów.

Testy trwały trzy miesiące i odbywały się od lipca do października 2023 r. Cyfrowe dokumenty były używane na trasach z magazynów i zakładów produkcyjnych Geberit w Polsce do odbiorców na terytorium Niemiec.

Początkowo transporty realizowano z wykorzystaniem dwóch wersji dokumentacji – z tradycyjnie, ręcznie wypełnionym formularzem CMR oraz dodatkowo z elektroniczną wersją tego dokumentu wygenerowaną w systemie GreenTransit. Jednak już po tygodniu okazało się, że wersja tradycyjna nie jest zupełnie potrzebna. Firma Geberit zrezygnowała więc z ręcznego tworzenia CMR i do końca testów stosowała już wyłącznie system GreenTransit w wersji hybrydowej. Zastosowanie tej formy oznacza, że przesyłce – oprócz cyfrowych dokumentów na platformie GreenTransit – towarzyszył jeden wydruk CMR z systemu, wyłącznie na potrzeby kontroli podczas transportu.

– Decydując się na ten pilotaż, chcieliśmy sprawdzić, jakie korzyści może przynieść naszej firmie cyfryzacja dokumentów przewozowych. Naszym celem była też weryfikacja reakcji urzędów nadzorujących na stosowanie eCMR, a także ułatwienie wymiany informacji pomiędzy nadawcą a odbiorcą przesyłki oraz przewoźnikiem. Okazało się, że praca z platformą przyniosła wiele benefitów, takich jak lepsza komunikacja, mniej błędów, usprawnienie procesów i łatwa kontrola przesyłek online w czasie rzeczywistym. Widzimy też potencjalne oszczędności, które mogą być wypracowane dzięki korzystaniu z systemu GreenTransit przy większej liczbie przewozów, a także możliwość istotnego przyspieszenia procesów administracyjnych. Na dodatek wszystko to ma pozytywne skutki dla środowiska naturalnego dzięki redukcji zużycia papieru i energii – podsumowuje Joanna Kościelak, kierownik ds. transportu w firmie Geberit Produkcja.

Pilotażowe wdrożenie w Geberit pozwoliło także odkryć kolejne szanse dotyczące automatyzacji procesów. GreenTransit może być bowiem wdrożony w wersji podstawowej lub spersonalizowany i zintegrowany z innymi systemami. W kolejnych krokach firma Geberit planuje skorzystanie z integracji z systemem SAP w celu automatycznego tworzenia, przesyłania i archiwizowania dokumentacji, a także z połączenia z bazami numerów GLN[1] w celu usprawnienia procesu identyfikacji podmiotów biorących udział w transporcie.

[1] GLN (Globalny Numer Lokalizacyjny) to unikalny numer przydzielany przez organizację GS1, który służy do identyfikacji lokalizacji fizycznych lub podmiotów gospodarczych.

Ogromną rolę w procesie cyfryzacji dokumentów odgrywa standaryzacja, która jest podstawą transformacji cyfrowej przedsiębiorstw. W tym obszarze intensywnie działa organizacja GS1, która oferuje szereg globalnych standardów identyfikacyjnych i komunikacyjnych. Ten sam podmiot wypracował model Paperless obejmujący kompleksową digitalizację obiegu dokumentów w oparciu o elektroniczne komunikaty handlowe i transportowe, w tym wykorzystanie elektronicznego listu przewozowego. GS1 Polska prowadzi szereg działań komunikacyjno-edukacyjnych na rzecz upowszechniania wiedzy o możliwości korzystania z elektronicznych dokumentów transportowych, a dzięki współpracy z dostawcami rozwiązań e-CMR koordynuje pilotażowe wdrożenia w tym zakresie.  To właśnie po jednym ze spotkań organizowanych przez GS1 Polska firma Geberit zdecydowała się na pilotaż e-CMR z platformą GreenTransit.

– Jako organizacja GS1 oferujemy standardowe rozwiązania zmierzające do digitalizacji dokumentów towarzyszących dostawie. Jesteśmy również zaangażowani w działania na rzecz upowszechnienia e-CMR w Polsce i chcemy, żeby jak najwięcej firm było przygotowanych na nadchodzące zmiany w tym zakresie. Bardzo się cieszymy, że firma Geberit dołączyła do grona organizacji testujących wykorzystanie e-CMR i uzyskała tym samym szereg korzyści z takiego wdrożenia płynących – mówi Agata Horzela, TSL Manager w GS1 Polska

– Implementacja rozwiązań do cyfryzacji dokumentów przewozowych – takich jak system GreenTransit – daje przedsiębiorstwom szansę na znaczne oszczędności, poprawę płynności finansowej, efektywniejszy przepływ informacji między uczestnikami procesu oraz na wspieranie ekologii poprzez redukcję śladu węglowego i ograniczenie zużycia papieru. Przygotowanie się do nadchodzących zmian jesteśmy w stanie zacząć natychmiast – poprzez skorzystanie z bezkosztowej, testowej wersji systemu GreenTransit, gdzie na realnych przewozach swojej firmy możemy zweryfikować działanie elektronicznego obiegu eCMR i innych dokumentów – wyjaśnia Hubert Zaborowski, współtwórca platformy GreenTransit.

Rok 2024 to przełomowy moment w wykorzystaniu elektronicznych dokumentów transportowych. Po wejściu w życie rozporządzenia eFTI przedstawiciele wszystkich krajów członkowskich, reprezentowani przez ograny kontrolujące (np. inspekcję transportu drogowego), muszą mieć możliwość odbierania informacji dotyczących transportu towarowego w postaci elektronicznej. Jak wynika z rozporządzenia przekazywanie danych dotyczących transportu towarowego (np. w postaci eCMR) powinno działać w oparciu o certyfikowane platformy, tzw. platformy e-FTI, które mają być gwarantem bezpieczeństwa przechowywania danych i ich dostępności. Obecnie widać wzmożone przygotowania firm do rezygnacji z papierowych dokumentów, które od dawna były jednym z głównych czynników powodujących opóźnienia, błędy i trudności w łańcuchach dostaw. Warto więc już dziś zadbać o przetestowanie i wdrożenie eCMR wspólnie z dedykowaną do tego platformą, np. GreenTransit, a tym samym nie tylko przygotować się do zmian, ale też zyskać przewagę rynkową.