„Poradnik” sabotażysty wdrożenia WMS

Sabotażysta dobrze wie, że aby wybrać z powodzeniem właściwego dostawcę WMS, trzeba najpierw opracować listę wymagań biznesowych, które mogą być różnie realizowane w różnych systemach WMS. Dlatego też, by zmniejszyć szansę udanego wdrożenia, będzie chciał wpłynąć na różne osoby w firmie, aby wypisały jak najwięcej wymagań szczegółowych, bazując na istniejących od wielu lat procesów, bez możliwości ich zmian. Jeśli wymagane są liczne modyfikacje, niech wszystkie zostaną wycenione. Najlepiej jak cały system będzie „połatany”, wówczas będzie więcej błędów, więcej testów, więcej pracy, więcej zarządzania… Na końcu zaś niech wygra najtańszy dostawca. Ma dostarczyć jak najwięcej w możliwie niskiej cenie. Jeśli się taki znajdzie, istnieje duże prawdopodobieństwo, że i po jego stronie jest sabotażysta. Zatai on informacje o tym, co jest w standardzie, a co nie – usłyszycie pewnie – „Mamy wszystko w standardzie”. Zgodzi się na niskie stawki i płatności na końcu całego projektu, zmniejszając pracownikom wdrożeniowym czas wymagany na wdrożenie. Następstwem tego będą  błędy, frustracja, nerwy, rotacja pracowników. Jednym słowem – spadnie jakość… Idealnie! Bardzo możliwe, że wybrana zostanie wówczas mała, lokalna firma, która uczy się na projektach. Dla sabotażysty jeszcze lepiej!

Sabotażysta wie, że aby dobrze przeprowadzić analizę i konfigurację, zespół projektowy nie powinien być większy niż 6–8 osób. Zespół ten powinien składać się z różnych działów na styku z magazynem, które przed spotkaniami są odpowiednio przygotowane. Są jednocześnie doświadczone i umocowane na tyle, aby usprawniać procesy wewnątrz firmy. Jedna z tych osób musi podejmować decyzje i brać odpowiedzialność. Dlatego też sabotażysta będzie chciał, aby na takie spotkania przychodziło jak najwięcej osób, bez przygotowania i agendy spotkania – „Tu jest dostawca WMS i teraz wszyscy przypilnujcie, aby w tym systemie było wszystko, co chcecie”. Niech każdy zgłasza swoje wymagania. Sposób pracy powinien pozostać ten sam, a WMS ma odwzorować to, co już jest. Przy czym ostateczna decyzja nie może zapaść zbyt szybko. Brak osoby decyzyjnej spowoduje, że nikt nie będzie chciał potwierdzać formalnie czegokolwiek. Dzięki temu analiza będzie trwała miesiącami, powodując zmęczenie całym procesem, nieustannie wracając do punktu wyjścia. Dostawca WMS namnoży jeszcze więcej modyfikacji, wychodząc poza budżet i harmonogram. Na końcu znowu pojawią się negocjacje, a dalej „groźby” zerwaniem projektu. Dostawcę należy postawić pod ścianą. Wówczas jakość jego prac spadnie i zwiększy się liczba błędów, a czas wdrożenia i tak się wydłuży. Dzięki temu cel niepowodzenia jest coraz bliżej.

Sabotażysta zdaje sobie sprawę z tego, że im więcej szkoleń, tym większa wiedza, a więc wzrasta pewność i zaangażowanie zespołu zarówno projektowego, jak i operacyjnego. Szkolenia z obsługi systemu oraz jego konfiguracji już na etapie wdrożenia pozwalają na lepszą kontrolę nad rozwiązaniem i jego testami. Na same testy zaś powinno być odpowiednio dużo czasu. Dlatego też sabotażysta zrobi wszystko, aby tych szkoleń i testów było jak najmniej. Argument nasuwa się jeden: „Nie mamy czasu na długie szkolenia”. Krótkie szkolenie z obsługi systemu tuż przed testami to przepis idealny na liczne problemy podczas fazy testów. Idealnie, jeśli zleciliśmy dostawcy WMS, aby całą niezbędną konfigurację robił za nas sam, dostarczając system do testów na ostatnia chwilę przed datą wdrożenia. Przecież dostawca nie będzie później używać tego sytemu w magazynie! Za to dzięki temu podczas testów pojawi się wiele pytań, nieporozumień, rozczarowań, ciągłych poprawek… Robi się ciekawie, a do porażki coraz bliżej!

Sabotażysta doskonale wie, jak ważne dla sukcesu jest odpowiednie wsparcie dostawcy na etapie uruchomienia systemu WMS i to na każdej zmianie. Jest świadomy, jak przygotować do tej operacji całą organizację, zapewniając dane do powolnego startu systemu WMS. Praca powinna zacząć się od pojedynczych zleceń, stopniowo zwiększając ich liczbę. Dlatego też sabotażysta zapewne już na etapie zakupu przypilnował, aby tego wsparcia było jak najmniej. „Skoro ten system taki dobry, to czego się obawiać?”. „Na nocnej zmianie jest mało osób, więc nie powinno być problemów”. Wsparcie jest kosztowne, więc bardzo łatwo będzie znaleźć argumenty przeciw. Im więcej wspomnianych powyżej punktów zostało przez sabotażystę zrealizowanych, tym więcej problemów będzie podczas wdrożenia. Jeśli dodamy do tego brak odpowiedniego wsparcia technicznego, liczne błędy wynikające z modyfikacji, brak decyzyjności oraz wiedzy o tym, jak pracować z systemem WMS, to niepowodzenie przy wdrożeniu mamy gwarantowane. Świat logistyki miał okazje poznać już takie przypadki. Czasami nawet nie udaje się zrealizować nawet jednego, pełnego zlecenia, bo cały system nie działał już na samym początku.

Kim jest sabotażysta? Może być każdym z nas. Zarówno po stronie klienta, jak i dostawcy rozwiązania WMS, ale również wcielić się w rolę niezależnego konsultanta. Czy sabotażysta działa sam? Czasem tak, czasem gra zespołowo. Czy jest świadomy swojej roli? Uwaga – spoiler alert – najczęściej nie. Kto bowiem chce wdrażać system WMS, którego wdrożenie z góry jest skazane na porażkę? Oczywiście skrajne przypadki się zdarzają, ale nie trudno się zgodzić, że takie działania to rzadkość.

Jak więc się uchronić przed sabotażystą? Po pierwsze, nie wybierajmy najtańszych, niesprawdzonych dostawców. Warto postawić na firmy doświadczone, zatrudniające grono eskpertów , którzy wiedzą, jak ważna jest otwartość na klienta i jego potrzeby. Organizacja zaś powinna zapewnić odpowiedni czas na wymianę doświadczeń. Hardis Group, dostawca Reflex WMS, doskonale zdaje sobie z tego sprawę. Obecnie w warszawskim biurze pracuje liczna grupa Senior Konsultantów, którzy mają kilku, a nawet kilkunastoletnie doświadczenie w procesach wdrożenia systemów IT w obiektach magazynowych. Swoje doświadczenie wykorzystują w Hardis przy współpracy z takimi klientami jak m.in. FM Logistic, Legrand czy GXO. Po drugie, warto po stronie klienta zaangażować osoby, które miały już do czynienia z wdrożeniami systemów IT, zakończonych sukcesem. Jeśli nie mamy na pokładzie takich ekspertów, warto rozważyć ich zatrudnienie. Możemy również skorzystać z pomocy zewnętrznego konsultanta, którego wybór poprzedzi dogłębny research. Po trzecie, optymalizujmy procesy i zmieniajmy je, jeśli trzeba. Unikajmy dużych modyfikacji systemów IT. Często lepiej skorzystać ze gotowych rozwiązań, sprawdzonych u innych klientów, niż tworzyć koło na nowo. Ponadto nie oszczędzajmy na szkoleniach. W procesie wdrożenia Reflex WMS klient jest szkolony nie tylko z obsługi systemu, ale też z jego konfiguracji. I to na długo przed etapem go-live. Zapewnijmy więc odpowiedni komfort czasowy osobom odpowiedzialnym za projekt po obu stronach. Na koniec – traktujmy się po partnersku, bo każdej ze stron zależy na udanej współpracy. Dlatego bądźmy otwarci na różne rozwiązania. Rozmawiajmy, pytajmy, konsultujmy – nie bądźmy nieświadomymi sabotażystami.

Autor: Marcin Figlarek, Solution Consultant,  Reflex Logistics Solutions (Hardis Group)