PReSES – ratownik magazynowy. Dlaczego warto mieć go w zespole pracowników magazynu?

Pacjentem logistyka (czy zbliżonego mu specjalisty) jest magazyn, a ilość analogii związanych z medycyną jest nieskończona! My ograniczymy się dzisiaj do ww. medyka, którego zadaniem jest niedopuszczenie do sytuacji „utraty zdrowia”, a nawet życia pacjenta (zarówno metaforycznie, jak i dosłownie). Inaczej mówiąc, zależy nam na tym, aby magazyn nie generował strat – finansowych, ludzkich, zdrowotnych, wizerunkowych, społecznych, biznesowych ani żadnych innych.

I tu pojawia się cały szereg zagadnień i obszarów mających duże znaczenie, jak np.: BHP, technologia magazynowa, przepisy prawne, ubezpieczenia, odpowiedzialności i nasze ulubione – normy techniczne, których dobra znajomość cechuje prawdziwego specjalistę, a nie zręcznego użytkownika czata GPT. O samym istnieniu tych i wielu innych (liczonych w tysiącach!) uwarunkowaniach, wymaganiach, elementach, zadaniach i zagrożeniach w magazynach wielu zarządców nie ma bladego pojęcia. W ten sposób ryzykują oni poważnymi konsekwencjami, a już na pewno w sytuacji (po)wypadkowej, jak np. miło spędzonym czasem z prokuratorem czy karą w postaci grzywny płaconej ze środków własnych.

No więc mamy tego naszego medyka i pacjenta, jakim jest magazyn. A kim jest ów medyk? Jaką wiedzę musi posiadać, aby dobrze wykonywać swoje zadania? Skąd ma pozyskać właściwe kompetencje? Ile warta jest jego praca? I dlaczego jeszcze nie jest tak doceniana, jak być powinna? To opisujemy w pigułce obok, ale rzetelnemu szefowi raczej to nie wystarczy.

Akronim pochodzi z angielskiego (Person Responsible for Storage Equipment Safety) i w normie PN-EN 15635 jest wymieniony 15 razy. Skrót z nieznanych powodów (trudno jest to wymówić) przyjął się w zasadzie we wszystkich krajach europejskich, choć zdarza się jeszcze napotkać „Shelving oficer” lub PRRS. W Polsce osoba ta zyskuje na znaczeniu i jest znana jako PRSES, a czasami „PR(e)SES”, co w pewnym sensie oddaje charakter jego w części decyzyjnego stanowiska oraz nawiązuje do tytułu niniejszego artykułu. I tu zaczyna się cała historia związana z bezpieczeństwem w składowaniu i eksploatacji regałów, niestety często obarczona nieprawdą i płytkością informacji płynącą od firm wykorzystujących szeroko niewiedzę użytkowników regałów (1).

Skąd w ogóle dziś mowa o jakimś tam kolesiu, który (kto wie?) wkrótce uzyska status nowego zawodu? A stąd, że w niniejszym numerze jest mowa o certyfikacji i uprawnieniach w logistyce, a Pan (lub Pani) PRSES odpowiada nierzadko za wielomilionowe mienie firmy, przez co jego (lub jej) kompetencje na tle niemałej odpowiedzialności w jakiś sposób powinny być usystematyzowane i udokumentowane.

Spójrzmy dla przykładu, kto dozoruje i/lub kontroluje (szeroko pojęte) bezpieczeństwo w magazynach. Mamy PIP, mamy PIS, jest PSP, UDT, PIOS, Urząd Nadzoru Budowlanego, Wyższy Urząd Górniczy i pewnie jeszcze inne organy kontrolne i organizacje z firmami audytowymi i związkami zawodowymi włącznie. Wszyscy mają „papiery” poświadczające ich kompetencje kontrolne, ale kto z nich potrafi tak naprawdę stwierdzić nieprawidłowości w składowaniu? Który z inspektorów państwowych wie, co może być „nie-tak” ze słupem regałowym? Skąd taki inspektor ma wiedzieć, jakie normy techniczne dotyczą regałów, a tym bardziej znać ich szczegółową zawartość? No i ile mandatów, kar i zgłoszeń mogliby wygenerować inspektorzy państwowi (2)?

Dochodzi zatem do sytuacji, w której osoba „z mocą prawną”, nieposiadająca odpowiedniej (czasami żadnej!) wiedzy w zakresie regałów, może więcej niż specjalista (PRSES) na co dzień dbający o bezpieczeństwo właśnie w składowaniu regałowym. Jest to swoisty paradoks, choć nie ma się co obrażać na funkcjonujący system w takiej, a nie innej postaci, bo jednego z nich cechują działania kontrolne, a drugiego prewencyjne. Z drugiej strony, przepisy w jakimś stopniu załatwiają sprawę, bo nakładają na zarządcę magazynu określony szereg działań zmierzających do utworzenia właściwie funkcjonującego środowiska pracy, wymuszając tym samym jasne określenie odpowiedzialności, zależnie od funkcji poszczególnych podmiotów.

Innymi słowy i najkrócej ujmując: PRSES jest istotną ze względu na bezpieczeństwo w magazynie funkcją, której istnienie opisują konkretne standardy (normy, przepisy). Nie ma zapisu, który mówiłby o odstępstwach od tej funkcji, a na pewno w przypadku większości magazynów, w których użytkowane są regały produkowane według aktualnych norm.

Wielu zarządcom magazynów wydaje się to zaskakujące i nigdy o tym nie słyszeli, ale i ta sytuacja ma swoje uzasadnienie. Dostawcy regałów, wbrew wytycznym zawartym w PN-EN 15629, z reguły nie instruują użytkownika o konieczności powołania takiej osoby. A taki obowiązek ci dostawcy mają w związku ze sprzedażą regałów.

• PRSES do wykonywania swojej funkcji potrzebuje: wiedzy, umiejętności i doświadczenia (3);
• Praca PRSES sprowadza się do dbałości o majątki rzędu nawet kilkuset milionów złotych (4);
• PRSES, podobnie jak kilka innych podmiotów występujących w magazynie, posiada określoną odpowiedzialność i jest istotną częścią całego „systemu bezpieczeństwa” (5);
• W sytuacji wypadkowej, a szczególnie ze stratami i/lub ofiarami, pytanie o obecność osoby PRSES może paść z ust prokuratora, ubezpieczyciela czy właściciela obiektu, a w sytuacji braku tej osoby mogą być wyciągnięte poważne konsekwencje.

Niebanalność tej funkcji można zobrazować porównaniem do określonych zawodów życia codziennego, gdzie chronione jest ludzkie życie i zdrowie. Wspomniałem, że funkcja PRSES przypomina lekarza i profilaktykę medyczną (ciągła higiena i działania zmierzające do minimalizacji pojawienia się chorób, zwłaszcza przewlekłych, okresowe badania i szybkie rozpoznawanie niebezpiecznych sytuacji). Równie dobrze możemy wybrać odniesienie do ratownika medycznego, który stoi na pogotowiu (bezustanna gotowość, ciągłe podnoszenie kompetencji, a w tym rozpoznawanie ryzyk w akcji), posiada umiejętności techniczne (udzielanie pomocy, resuscytacja, ratowanie życia), musi decydować o istotnych sprawach i komunikować się z otoczeniem (6). A dla miłośników tańca i muzyki mam porównanie z ochroniarzem dyskoteki, który musi odpowiednio selekcjonować gości (eliminacja zagrożeń na wstępnym etapie pracy), być stanowczym w mówieniu „nie” (tu bez metafor: wyłączanie regałów z użytkowania i zatrzymanie pracy magazynu!), a czasami użyć „siły” (PRSES musi czasami zakończyć współpracę lub zmienić dostawcę).

Funkcja PRSES nie różni się więc dużo od wielu istotnych zawodów, w których człowiek i majątek są chronione. I tu zaczynamy mówić o konkretnych kompetencjach.

Standardowo większość z nich skupia się wokół trzech obszarów: wiedzy, umiejętności i doświadczenia. Wiedza PRSES to szeroka gama zagadnień, tj.: technika magazynowa, mechanika i wytrzymałość, ładunkoznawstwo, BHP, materiałoznawstwo, rysunek techniczny, normy techniczne i przepisy prawa. Niezbędne umiejętności to w głównym stopniu: dobra organizacja pracy, umiejętności analityczne, zarządzanie czasem, majątkiem i projektami, decydowanie i analiza ryzyk (w ograniczonym stopniu!), ale też budżetowanie i zadania z finansami w tle. Potrzebne doświadczenie to z kolei: praca z dokumentacjami, praca z ludźmi i zarządzanie nimi, poruszanie się w świecie procedur, eksploatacja i serwis urządzeń, a przede wszystkim odnajdywanie się w sytuacjach zagrożenia.

Wymieniliśmy tu zaledwie 20–30 elementów, a to tylko mała część zagadnienia, bo nie dotknęliśmy liczby zadań, jakie należy wykonać! Tego również jest niemało.

PRSES ma zadania do wykonania

Zadania mają charakter organizacyjny (np. wynikają z czynności ogólnych dla stanowiska, bycie dostępnym dla osób VIP, szkolenia oraz instruktaże, kwestie finansowe, samodoskonalenie), bieżący (przygotowywanie i archiwizowanie dokumentacji, przyjmowanie informacji nt. uszkodzeń, kontrola dokumentacji, konsultacje, analizy środowiska, wsparcie BHP, aspekty sprzętowe itd.) lub awaryjny (reagowanie na zdarzenia, decydowanie, uruchamianie procedur specjalnych itd.). Kolejne zadania dotyczą oględzin regałów (przeglądy, planowanie przeglądów, zarządzanie zasobami, monitoring ogólny, opracowywanie raportów, kontrole dodatkowe, reaktywność i rozwiązywanie problemów, budowanie historii użytkowania itd.), PRZEGLĄDÓW EKSPERCKICH (monitorowanie terminów, kontakt z oferentami i pozyskiwanie ofert, budżetowanie, wybór firm do realizacji usług, sprawdzanie umów, zapewnianie bezpieczeństwa na obiektach, analizy dokumentacji, konsultacje, ewidencje błędów itd.) UTRZYMANIA (konserwacja i dbałość o stan urządzeń, planowanie napraw, zakupy elementów, dostarczanie zasobów, tworzenie list materiałowych, realizacja usług, analizy pracy i bezpieczeństwa itd.) oraz… setki innych zadań. Wszystkie realizowane przez PRSES-a zadania konsumują określony czas i na nic zda się tutaj przereklamowany i mało skuteczny multitasking, bo zadania muszą być realizowane rzetelnie.

Powyższe rozważania stanowią jedynie wstęp do tematu. Na koniec, w myśl słów Petera Druckera („Nie można zarządzać czymś, czego nie da się zmierzyć”), przedstawię odrobinę matematyki. Wyobraźmy sobie magazyn o pojemności 30 000 miejsc paletowych, którego wartość (łączna) to 200 mln zł. Jeżeli przyjmiemy teraz, że obecność osoby PRSES wpływa na stopień bezpieczeństwa magazynu w ilości 0,8% (7), to „oczekiwana wartość” istotności tej osoby wynosi… 1,6 mln zł rocznie i 133 000 zł miesięcznie. Można też spojrzeć na to z innej strony – oczekiwana wartość strat w magazynie „w miarę bezpiecznym” waha się pomiędzy 5 a 10 tysięcy zł (8), co daje „pewne straty” rzędu 500–1000 zł miesięcznie.

Czy mając na uwadze istotną rolę i odpowiedzialność osoby PRSES, nie chcemy jej mieć na pokładzie? Czy gratyfikacja takiego człowieka w tej samej konwencji co chińskiego medyka nie będzie i tak bardziej opłacalna niż niepodjęcie żadnych działań?

PRZYPISY

(1) Autor pozdrawia z tego miejsca firmy naśladujące PSTM i kopiujące nasze materiały szkoleniowe, traktując te zdarzenia jako wyraz aprobaty dla naszej ciężkiej i obiektywnej pracy.

(2) Niezwykle komiczna była sytuacja powstała podczas I Konferencji Regałowej organizowanej przez PSTM, podczas której po drugiej stronie korytarza konferencję dla wszystkich inspektorów organizowała PIP. Podczas tej konferencji realizowana była prelekcja pt. „20 powodów, dla których mogę zamknąć twój magazyn”, a jej zawartość miała postać najczystszej formy przewodnika po błędach magazynowych i przepisach kwalifikujących magazyn do zamknięcia. Żaden z inspektorów PIP nie skorzystał z okazji. Część z tych elementów została opisana w artykule „13 ryzyk związanych z eksploatacją i obsługą regałów” w „Logistics Manager” 5/2023.

(3) Informacje te są wymienione w biuletynie technicznym nr 8/2025 na stronie pstm.org.pl, a szczegółowo omawiane podczas szkoleń dla osób PRSES, których PSTM wyszkolił już około 500.

(4) Przykład obliczania wielkości strat wynikających z zawalenia się regałów był przedstawiony w „Logistics Manager” 3/2019 w artykule pt. „Ile kosztuje wypadek w magazynie?”.

(5) Obszerność zagadnienia bezpieczeństwa w magazynach została opisana w cyklu artykułów pt. „Projektowanie bezpieczeństwa w magazynach”, które ukazały się w numerach „Logistics Manager” 4/2022, 5/2022, 6/2022.

(6) W szeregach PSTM znajduje się wysokiej klasy ratownik medyczny, którego codzienna rzeczywistość jest zbieżna z przykładami osób PRSES relacjonujących bardzo niebezpieczne wypadki w magazynach. Te osoby uzasadniają swoim byciem istotę dbałości o bezpieczeństwo ludzkie.

(7) Badania autora wskazują, że w średnich i dużych magazynach w trakcie profesjonalnego audytu bezpieczeństwa rozpoznaje się 200–300 elementów mających realny wpływ na bezpieczeństwo pracy. Zakres ich wpływu mieści się w zakresie od 0,16% do 0,80% dla każdego pojedynczego elementu. Obecność osoby PRSES mieści się w górnym zakresie liczbowym.

(8) Tym, którzy zastanawiają się, czy stawka ubezpieczeniowa rzędu 0,1% wartości mienia nie jest zbyt wysoka (lub zbyt niska), mówię, że warto to sprawdzić. Da się to zrobić w sposób liczbowy, a w przykładowym magazynie wartość ta wynosi 200 000 zł przy oczekiwanej stracie 10 000 zł. Różnica jest więc 20-krotna.