Technologiczne filary zgodności z EUDR. Rola systemów IT i auto ID

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1115, znane szerzej jako EUDR (EU Deforestation Regulation), stanowi jedno z najbardziej transformacyjnych wyzwań dla globalnych łańcuchów dostaw od dekad. Nakładając na operatorów i podmioty handlowe obowiązek udowodnienia, że importowane i eksportowane towary, takie jak soja, olej palmowy, drewno, kauczuk, kawa, kakao i bydło oraz produkty pochodne, nie przyczyniły się do wylesiania po 31 grudnia 2020 r., legislacja ta wymusza bezprecedensowy poziom transparentności i identyfikowalności. W praktyce ciężar dowodowy spoczywający na firmach wymaga wdrożenia zaawansowanych procesów należytej staranności (due diligence), których fundamentem jest zdolność do precyzyjnego gromadzenia, weryfikacji i udostępniania danych o pochodzeniu geograficznym surowców.

W tym kontekście logistyka jako dziedzina zarządzająca fizycznym przepływem towarów staje się kluczowym obszarem wdrożenia zgodności z EUDR. Tradycyjne, często papierowe lub oparte na prostych arkuszach kalkulacyjnych metody śledzenia pochodzenia produktów okazują się całkowicie niewystarczające. Wyzwanie to wymaga synergicznego połączenia zaawansowanych systemów informatycznych, takich jak systemy zarządzania magazynem (WMS) i planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), z technologiami automatycznej identyfikacji (auto ID). Tylko taka zintegrowana architektura technologiczna jest w stanie zapewnić wymaganą granularność danych, ich integralność oraz sprawność operacyjną, pozwalając firmom nie tylko spełnić rygorystyczne wymogi prawne, ale również przekuć je w przewagę konkurencyjną. Ten artykuł stanowi dogłębną analizę możliwości i funkcji tych narzędzi w kontekście siedmiu kluczowych procesów warunkujących zgodność z EUDR.

Podstawowym zadaniem w ramach EUDR jest zdolność do śledzenia każdej partii surowca lub produktu na każdym etapie łańcucha dostaw, z precyzyjnym powiązaniem jej z konkretną działką, z której została pozyskana. Nowoczesne systemy klasy WMS i ERP stanowią cyfrowy kręgosłup dla tego procesu.

Ich rola rozpoczyna się od odpowiedniego modelowania danych podstawowych. Kartoteki materiałowe (material master data) muszą zostać rozszerzone o nowe, specjalne pola do przechowywania informacji kluczowych dla EUDR. Nie wystarczy już kraj pochodzenia; system musi być w stanie przechowywać i przetwarzać współrzędne geolokalizacyjne (długość i szerokość geograficzną) działki lub zbioru działek o powierzchni poniżej 4 ha. Jest to fundamentalna zmiana, wymagająca od systemów IT zdolności do obsługi danych geograficznych.

Kluczowym mechanizmem systemowym jest tu śledzenie partii (batch/lot tracking). Każda jednostka logistyczna przyjmowana do magazynu – czy to kontener z ziarnami kawy, czy paleta z wyrobami gumowymi – musi mieć przypisany unikalny numer partii. System WMS musi wymuszać powiązanie tego numeru partii z pełnym zestawem danych EUDR już na etapie awizacji dostawy (ASN – advanced shipping notice) i fizycznego przyjęcia (goods receipt). Oznacza to, że operator w magazynie, przyjmując towar, nie tylko potwierdza jego ilość i jakość, ale także weryfikuje w systemie, czy dla danej partii dostarczono kompletne i prawidłowe dane geolokalizacyjne.

Co więcej, system WMS musi precyzyjnie rejestrować każdy ruch wewnętrzny takiej partii. Przesunięcia między lokalizacjami składowania, procesy kompletacji, konsumpcja na potrzeby produkcji – wszystkie te operacje muszą być realizowane w kontekście konkretnych numerów partii. Jeśli w procesie produkcyjnym miesza się kilka partii surowca, system ERP (w module produkcyjnym) musi być zdolny do zarządzania tą relacją i przeniesienia identyfikowalności na nowo utworzoną partię produktu gotowego. Wymaga to implementacji jednego z dwóch modeli zarządzania zapasem:

1. Segregacja fizyczna: najbezpieczniejszy model z perspektywy EUDR. System WMS zarządza fizycznie oddzielonymi strefami lub lokalizacjami składowania dla towarów certyfikowanych (z pełną dokumentacją EUDR) i niecertyfikowanych lub tych o niepotwierdzonym statusie. Systemowe reguły uniemożliwiają fizyczne zmieszanie tych zapasów.
2. Bilans masowy: model dopuszczalny w niektórych przypadkach, gdzie fizyczna segregacja jest niemożliwa. System ERP/WMS śledzi wolumeny certyfikowanych surowców wprowadzanych do procesu i zapewnia, że wolumen sprzedawanych produktów deklarowanych jako zgodne z EUDR nie przekracza wolumenu zakupionych i zweryfikowanych surowców. Jest to jednak podejście bardziej ryzykowne i wymagające niezwykle precyzyjnych algorytmów systemowych.

Samo zarejestrowanie danych geolokalizacyjnych to dopiero początek. EUDR wymaga od firm przeprowadzenia procesu należytej staranności, który generuje szereg dokumentów: oświadczenia dostawców, analizy ryzyka (np. na podstawie danych satelitarnych, takich jak te z serwisu Global Forest Watch), dowody konsultacji z ludnością tubylczą czy certyfikaty stron trzecich. Przechowywanie tej dokumentacji w formie papierowej lub w rozproszonych folderach cyfrowych jest nieefektywne i ryzykowne.

Nowoczesne platformy ERP i WMS, często integrowane z systemami zarządzania dokumentacją (DMS – Document Management System), oferują rozwiązanie tego problemu, tworząc cyfrowe archiwum. Funkcjonalność ta polega na możliwości cyfrowego „dołączania” plików (PDF, zdjęcia, pliki XML) bezpośrednio do obiektów w systemie, takich jak numer partii, zlecenie zakupu czy dostawa.

W praktyce proces ten może wyglądać następująco:

• Dostawca przesyła oświadczenie należytej staranności (due diligence statement) w formie cyfrowej za pośrednictwem portalu dostawcy zintegrowanego z systemem ERP.
• Dokument ten jest automatycznie lub po weryfikacji przez pracownika przypisywany w systemie do awizowanej dostawy i konkretnych numerów partii.
• System WMS na etapie przyjęcia towaru może zablokować możliwość przyjęcia partii do momentu, gdy w systemie ERP zostanie odnotowane załączenie i zweryfikowanie wszystkich wymaganych dokumentów.

Taka architektura tworzy nierozerwalne powiązanie między fizycznym produktem a jego cyfrową dokumentacją. Zapewnia to nie tylko uporządkowanie, ale także kontrolę wersji, zarządzanie dostępem i, co kluczowe, gwarancję, że na każdym etapie można natychmiastowo uzyskać dostęp do pełnej historii i podstawy dowodowej zgodności danej partii. EUDR wymaga przechowywania tych danych przez pięć lat, co w przypadku rozwiązań chmurowych (cloud ERP/WMS) jest realizowane w sposób bezpieczny, z zapewnieniem redundancji i ochrony przed utratą danych.

Mostem łączącym świat fizycznego przepływu towarów ze światem cyfrowych danych są technologie automatycznej identyfikacji (auto ID). To one zapewniają szybkość, dokładność i niezawodność w przechwytywaniu danych na każdym punkcie kontrolnym łańcucha dostaw.

• Kody kreskowe (GS1-128) i kody QR: stanowią podstawę identyfikacji. Standard GS1-128 pozwala zakodować w jednym symbolu wiele informacji dzięki zastosowaniu Identyfikatorów Zastosowań (IZ), takich jak (01) Globalny Numer Jednostki Handlowej, (10) Numer Partii, (37) Liczba sztuk. Jest to niezwykle efektywny sposób na powiązanie fizycznego opakowania z rekordem w bazie danych WMS. Z kolei kody QR oferują jeszcze większą pojemność i elastyczność. Mogą one przechowywać nie tylko identyfikator partii, ale np. bezpośredni link URL do publicznej strony z informacjami o identyfikowalności produktu, co ma ogromną wartość w komunikacji z konsumentem końcowym.
• Seryjny Numer Jednostki Logistycznej (SSCC): to absolutnie kluczowy standard GS1 w kontekście EUDR. SSCC jest unikalnym na skalę światową, 18-cyfrowym numerem identyfikującym jednostkę logistyczną (np. paletę, kontener). W momencie formowania palety w magazynie (lub u dostawcy) system WMS generuje etykietę logistyczną z kodem SSCC. Jednocześnie w bazie danych tworzone jest powiązanie między tym jednym numerem SSCC a wszystkimi numerami partii towarów znajdujących się na tej palecie, wraz z ich kompletną informacją o pochodzeniu. Od tego momentu na każdym kolejnym etapie – przyjęcie do magazynu, przesunięcie, wydanie – wystarczy zeskanować jeden kod SSCC, aby system WMS wiedział dokładnie, jaki jest skład palety i jaka jest historia każdej znajdującej się na niej partii. To drastycznie przyspiesza operacje i minimalizuje ryzyko pomyłek.
• RFID (Radio-Frequency Identification): technologia ta idzie o krok dalej. Tagi RFID, umieszczone na paletach lub nawet pojedynczych opakowaniach, mogą być odczytywane radiowo, bez konieczności zachowania bezpośredniej widoczności, a także masowo (np. odczyt wszystkich tagów na palecie w momencie przejazdu przez bramkę RFID). W kontekście EUDR RFID oferuje ogromne korzyści w zakresie efektywności i bezpieczeństwa. Przykładowo, plomby kontenerowe wyposażone w tagi RFID mogą nie tylko identyfikować kontener, ale również sygnalizować próby nieautoryzowanego otwarcia, zwiększając integralność łańcucha dostaw. Tagi mogą też przechowywać więcej danych niż kody kreskowe, potencjalnie nawet kluczowe dane EUDR, choć częstszą praktyką jest przechowywanie w tagu unikalnego identyfikatora, który służy jako klucz do szczegółowego rekordu w bazie danych.

Wszystkie te technologie zasilają danymi systemy track & trace (śledzenia i namierzania). Systemy te, często będące wyspecjalizowanymi modułami ERP/WMS lub osobnymi platformami, agregują dane o zdarzeniach logistycznych (gdzie, kiedy, co) z różnych punktów łańcucha dostaw. Dzięki integracji poprzez interfejsy API z systemami dostawców, przewoźników i klientów platformy te są w stanie zbudować kompletną, cyfrową mapę podróży produktu – od działki rolnej po półkę sklepową. To właśnie te systemy będą komunikować się z centralnym systemem informacyjnym Unii Europejskiej, do którego firmy będą zobowiązane składać oświadczenia należytej staranności.

Ostatecznym testem wdrożonego systemu jest jego zdolność do szybkiego i precyzyjnego odpowiadania na zapytania organów kontrolnych. Scenariusz, w którym audytor prosi o przedstawienie pełnej ścieżki pochodzenia i dowodów należytej staranności dla konkretnej partii produktu znajdującej się w magazynie, nie może paraliżować firmy na wiele dni.

Zintegrowany system oparty na architekturze ERP/WMS + auto ID + DMS jest zaprojektowany, aby odpowiedzieć na takie zapytanie w ciągu kilku minut. Uprawniony użytkownik, korzystając z interfejsu systemu, może:

1. Zeskanować kod (np. SSCC lub kod partii) z fizycznego produktu lub wprowadzić go ręcznie.
2. System natychmiast wyświetli pełną historię logistyczną danej partii wewnątrz firmy: datę i godzinę przyjęcia, dane dostawcy, lokalizacje składowania, historię przesunięć, datę wydania.
3. Jednym kliknięciem użytkownik może przejść do danych o pochodzeniu, uzyskując precyzyjne współrzędne geograficzne działki.
4. Kolejne kliknięcie prowadzi do powiązanych dokumentów: oświadczenia due diligence, analizy ryzyka, certyfikatów – wszystko w formie cyfrowej, gotowe do pobrania lub udostępnienia.

Taka zdolność do natychmiastowego raportowania nie tylko demonstruje pełną kontrolę nad łańcuchem dostaw i zgodność z prawem, ale także minimalizuje zakłócenia operacyjne związane z procesem audytu. Zamiast angażować wielu pracowników w poszukiwanie papierowych dokumentów w segregatorach, jedna osoba jest w stanie wygenerować kompletny, wiarygodny i spójny raport bezpośrednio z systemu.

Podsumowując, rozporządzenie EUDR stanowi katalizator dla cyfrowej transformacji w logistyce. Zarządzanie zgodnością w sposób manualny jest nie tylko nieefektywne, ale w praktyce niemożliwe do zrealizowania w sposób wiarygodny i skalowalny. Inwestycja w zintegrowany ekosystem technologiczny, w którym systemy WMS i ERP są mózgiem operacji, a technologie auto ID, takie jak SSCC i RFID, działają jako jego zmysły, jest dzisiaj warunkiem koniecznym do prowadzenia działalności na rynku europejskim. Firmy, które podejdą do tego wyzwania strategicznie, nie tylko unikną dotkliwych kar finansowych i utraty reputacji, ale także zbudują bardziej odporny, transparentny i wydajny łańcuch dostaw, gotowy na przyszłe wyzwania regulacyjne i rosnące oczekiwania konsumentów.