Transformacja cyfrowa z papierem w kabinie

Dokumenty elektroniczne już przestają dziwić kogokolwiek, a e-faktury, czy elektroniczne zamówienia to biznesowa codzienność wielu przedsiębiorstw. A co z digitalizacją dokumentów transportowych? Niestety nie wszystkie można wysyłać elektroniczne. Jak się okazuje sporą wątpliwość wzbudza możliwość wykorzystywania w Polsce elektronicznego listu przewozowego (eCMR). Polski rynek TSL zastanawia się, kiedy wreszcie elektroniczny list przewozowy będzie mógł być powszechnie wykorzystywany i czy polskie prawo w końcu dopuści taką możliwość? Już w 2019 roku Polska ratyfikowała protokół dodatkowy do Konwencji o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR) dotyczący elektronicznego listu przewozowego. Niestety dokonano tego bez zgody sejmu wyrażonej w ustawie pomimo tego, że umowa dotyczy kwestii regulowanych ustawowo. Czy to zatem oznacza, że kierowca ciągle musi mieć dokument papierowy w kabinie?

Prawo polskie nie jest spójne w tym zakresie. Ustawa o transporcie drogowym wskazuje na ” konieczność używania dokumentacji papierowej na potrzeby kontroli drogowej i przestrzegania przepisów ustawy o transporcie drogowym”. Prawo przewozowe natomiast mówi, że „dowodem zawarcia umowy przewozu jest potwierdzony przez przewoźnika list przewozowy, którym może być także przekaz elektroniczny…”. Niestety, w związku z tym wykorzystaniu elektronicznego listu przewozowego niestety ciągle towarzyszy niepewność. Z jednej strony czym wcześniej przedsiębiorca przejdzie na dokumentację elektroniczną, tym szybciej stanie się bardziej konkurencyjny, a także zminimalizuje swój negatywny wpływ na środowisko naturalne, co jest bardzo kuszące dla przewoźników.
Z drugiej, w sytuacji niepewności prawnej używanie elektronicznych listów przewozowych zamiast w tradycyjnej papierowej formie może narazić go na ryzyko wystąpienia negatywnych skutków zarówno w relacjach cywilnoprawnych, jak
i publicznoprawnych.

Korzyści w zakresie zastosowania elektronicznych listów przewozowych zauważyły już jakiś czas temu władze UE wydając Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z dnia 15 lipca 2020 r. w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego – Electronic Freight Transport Information eFTI. Celem niniejszego rozporządzenia jest zachęcenie do cyfryzacji transportu towarowego i logistyki, a tym samym zmniejszenie kosztów administracyjnych, poprawę zdolności właściwych organów w zakresie egzekwowania oraz zwiększenie efektywności i zrównoważonego charakteru transportu. Rozporządzenie eFTI uwzględnia wykorzystanie elektronicznych platform do przekazywania informacji, które są objęte zakresem rozporządzenia. E-CMR nie jest bezpośrednio objęty tym zakresem, jednak może być źródłem informacji o transporcie umieszczanych na platformie. Mówiąc wprost – dane zawarte w e-CMR i informacje wymagane przez organy regulujące UE mogą być identyczne, dlatego w obliczu nowego rozporządzenia dokument eCMR może odgrywać kluczową rolę. Dodatkowo obecnie funkcjonujące platformy do generowania elektronicznych listów przewozowych mogą zostać certyfikowane jako platformy eFTI, pod warunkiem że spełnią wymogi określone w rozporządzeniu. Co ważne – rozporządzenie eFTI stosuje się od dnia 21 sierpnia 2024 r we wszystkich krajach UE, więc czasu na przygotowanie rozwiązania nie ma wcale za wiele.

Czy cyfryzacja dokumentów jest warta takiego wysiłku i uwagi? Wbrew pierwszemu wrażeniu, ma ona zdecydowany wpływ na funkcjonowanie łańcucha dostaw. Pomijając fakt otwarcia nowych możliwości rozwoju dla firm, ma ona kluczowe znaczenie w kontekście przepływu informacji, ekologii oraz oszczędności zasobów przedsiębiorstw. Najlepiej przedstawiają to liczby – aktualnie list przewozowy drukujemy w 3 kopiach, co generuje koszty nie tylko papieru
i sprzętu, ale również całego procesu zarządzania dokumentacją.

Cyfrowe dokumenty umożliwiają zmniejszenie czasu administracji z 23 do 9 minut, co niesie za sobą redukcję kosztów z 15,61 zł do 6,11 zł . Odchodząc od papieru w transporcie jesteśmy w stanie zaoszczędzić nawet 160 mln kartek, przy założeniu, że wykorzystujemy 3 kopie każdego dokumentu na transport, których już by się nie drukowało. Takie założenie przekłada się nawet na 360 mln drzew rocznie. Nie możemy również pominąć aspektu przepływu informacji, który w przypadku elektronicznych dokumentów przewozowych ograniczy konieczność wykonywania setek połączeń telefonicznych i maili na rzecz dostępu do aktualnego statusu przewozu i dokumentów z jednego miejsca.

Biznes dostrzega szansę, jaką niesie za sobą cyfryzacja dokumentów. Zarówno firmy działające w branży TSL, jak i dostawcy rozwiązań – platformy eCMR są gotowi i zdeterminowani do działania. Proces zmian wspomaga również działalność organizacji GS1, która opracowała m.in. standardową strukturę elektronicznego dokumentu eCMR – UN/CEFACT. W przypadku platformy GreenTransit, która wdrożyła wspomnianą strukturę ułatwiło to proces integracji z obecnie używanymi systemami TMS/WMS/ERP w przedsiębiorstwach oraz zwiększyło poziom automatyzacji procesów.

Zarówno firmy, jak i najważniejsze w naszym kraju zrzeszenia działające na rzecz branży TSL bardzo szybko zauważyły potrzebę zmian w ustawodawstwie polskim. Pomimo wydanego rozporządzenia eFTI, polski rząd niewiele robi w kierunku możliwości dostosowania się do jego postanowień. Oznacza to, że prawo polskie nie jest spójne z postanowieniami rozporządzenia UE i wymaga nowelizacji.
Z inicjatywą powołania niezależnego forum wspierającego zapisy rozporządzenia eFTI wystąpiły zarówno firmy – uczestnicy łańcucha dostaw, które wkrótce będą musiały zacząć rozporządzenie stosować, jak i zrzeszenia zajmujące się transportem. Na wniosek wspomnianych podmiotów organizacja GS1 Polska, jako niezależna i globalna jednostka standaryzująca stworzyła niezależne forum. Jego celem jest szeroki dialog między interesariuszami, umożliwiający identyfikację wspólnych wyzwań i wypracowanie konkretnych propozycji nowelizacji obowiązujących przepisów prawa, które pozwolą na powszechne stosowanie elektronicznych listów przewozowych zarówno w transporcie krajowym, jak i międzynarodowym. Uczestnikami forum, poza kluczowymi dostawcami rozwiązań eCMR, czy operatorami logistycznymi i agencją celną są: Polski Instytut Transportu Drogowego, Polska Izba Spedycji i Logistyki, Ogólnopolskie Stowarzyszenie Pracodawców Transportu Nienormatywnego, Zrzeszenie Pracodawców – Transport i Logistyka Polska oraz Związek Międzynarodowych Przewoźników Drogowych. Wyniki prac forum będą pod koniec roku przedstawione Ministerstwu Infrastruktury.

Autorzy: Agata Horzela – GS1 Polska, Hubert Zaborowski – GreenTransit