Cyfrowa platforma porozumienia. Jak zsynchronizować planowanie strategiczne z operacyjnym?

W łańcuchach dostaw widzę kilka trendów, które dla codziennej pracy zespołów logistycznych są równie ważne – mówi Paweł Rakowicz, szef Wydziału Sprzedaży i Wdrożeń Systemów ERP w firmie Asseco Business Solutions. – Pierwszy to widoczność w czasie rzeczywistym. Czujniki, lokalizacja GPS i tagi radiowe pozwalają na bieżąco śledzić, gdzie znajduje się towar i jakie są warunki jego transportu – bez czekania na zbiorczy raport w poniedziałek rano. Najnowsze rozwiązania idą dalej: cyfrowe bliźniaki odwzorowują cały łańcuch w środowisku symulacyjnym, dzięki czemu decyzję o zmianie dostawcy lub trasy można przetestować, zanim zostanie wprowadzona w życie.

Inny trend to odporność. Ważnymi lekcjami były pandemia i blokada Kanału Sueskiego. Łańcuch dostaw zoptymalizowany wyłącznie według kryterium ceny jest szybki, ale kruchy. Firmy budują dziś rezerwy, organizują zapasowych dostawców i scenariusze gotowe na zakłócenia. Coraz częściej bierze się też pod uwagę przybliżenie produkcji do rynku, co dwa lata temu byłoby traktowane jako herezja kosztowa, a dziś bywa racjonalną polisą.

Niezwykle istotna tendencja to zrównoważony rozwój. Nowe regulacje każą raportować ślad węglowy na poziomie pojedynczej transakcji, a duże firmy wymuszają to samo na swoich dostawcach, bo same muszą raportować emisje z całego swojego łańcucha. SCM staje się więc narzędziem compliance, nie tylko logistyki. Niesłychanie ważna jest również automatyzacja magazynów. Roboty kompletacyjne, autonomiczne wózki i systemy głosowe wchodzą dziś nawet do magazynów średniej wielkości, bo koszty maleją, a presja na czas realizacji rośnie. Ogromne znaczenie ma także przeniesienie planowania do chmury w modelu abonamentowym, dzięki czemu zaawansowane SCM kupują też średni gracze, bez wieloletnich projektów wdrożeniowych.

Jak system ERP odpowiada na te wyzwania? Przede wszystkim od strony spójności danych. Zakupy, magazyn, produkcja, sprzedaż i finanse pracują na jednej bazie. Planista widzi otwarte zamówienia, kupiec realne stany, dział finansów dostaje faktury bez ręcznego przepisywania. Według dostępnych benchmarków branżowych (między innymi badanie Nucleus Research) dla wdrożeń podobnej klasy koszty utrzymania zapasów spadają o 15–30%, koszty obsługi dokumentów o 40–60%, a błędy magazynowe nawet o 60–80%.

Wąskie gardła to obszar, w którym dobry system ERP daje uczciwy obraz tego, gdzie firma traci czas. Wbudowane dashboardy analityczne pokazują, które zamówienia regularnie się spóźniają oraz które produkty zalegają w magazynie. Pełna identyfikowalność partii towaru pozwala wrócić do konkretnego zdarzenia i sprawdzić, czy problem jest jednorazowy, czy systemowy.

System Softlab ERP zaprojektowano jako otwarty – zwraca uwagę Paweł Rakowicz. – Komunikuje się z systemami produkcyjnymi MES, platformami e-commerce, marketplace’ami, bankowością elektroniczną oraz KSeF, Intrastat i JPK. Wymienia też dokumenty z partnerami w standardzie EDI, co dla wielu odbiorców z sieci handlowych i przemysłu jest dziś warunkiem rozpoczęcia współpracy. Przekłada się to bezpośrednio na kompletność i terminowość realizacji zamówień. Softlab ERP wspiera je na każdym etapie. Sprzedawca w momencie składania zamówienia widzi realistyczną datę dostawy, automatyczne alerty ostrzegają o ryzyku opóźnienia, a Softlab WMS z systemem głosowym skraca kompletację i eliminuje pomyłki adresowe. Po stronie zakupów widać natomiast, którzy dostawcy regularnie się spóźniają, co daje twarde argumenty w renegocjacjach umów. W łańcuchach dostaw, w których ryzyko liczy się dziś tak samo jak koszt, taka otwartość to nie luksus, a warunek minimum.

Obecnie trudno sobie wyobrazić przedsiębiorstwo działające bez wsparcia systemu obsługującego procesy SCM – uważa Piotr Pudlik, Deputy Consulting Director & Solution Architect w firmie ANEGIS. – Niezależnie od tego, czy mówimy o jednym systemie ERP, czy zestawie zintegrowanych rozwiązań dziedzinowych, jego rola jest nieodzowna. Mnogość zależności i powiązań pomiędzy różnymi obszarami biznesowymi sprawia, że bez narzędzi IT nie jest możliwe sprawne zarządzanie ani podejmowanie trafnych decyzji. System SCM nie tylko umożliwia realizację bieżących operacji, ale stanowi także ustrukturyzowane źródło danych dla różnych departamentów. To właśnie w nim magazynier może jako pierwszy zarejestrować niezgodność jakościową przyjmowanych materiałów. Informacja ta staje się podstawą dalszych aktywności działu zaopatrzenia oraz pozwala produkcji podejmować czynności prewencyjne, ograniczające ryzyko opóźnień w realizacji zamówień.

Rozwiązania SCM umożliwiają organizacji uzyskanie aktualnej i – co szczególnie istotne – wiarygodnej informacji o dostępnych zapasach, zapotrzebowaniu czy zdolnościach magazynowych. Dzięki temu możliwe jest wykrywanie wąskich gardeł oraz efektywne zarządzanie zmianą w celu eliminowania niepożądanych skutków. O ile funkcjonalności związane z planowaniem, realizacją operacji magazynowych czy wsparciem procesów produkcyjnych stanowią naturalne środowisko systemów SCM, to obecna sytuacja globalna stawia przed nimi nowe wyzwania. Nie wystarczy już dostawa odpowiedniej ilości produktu we właściwe miejsce i we właściwym czasie.

Wyzwaniem staje się próba przewidzenia przyszłości, czyli odpowiedź na pytania: jak będzie kształtował się popyt? Skąd najlepiej pozyskiwać surowce? Jak reagować na potencjalne zakłócenia łańcuchów dostaw, podobne do tych obserwowanych podczas pandemii COVID-19? Którym dostawcom warto zaufać?

Dlatego coraz większą rolę odgrywają narzędzia planowania i predykcji oparte na modelach statystycznych i ekonometrycznych. Nowoczesne rozwiązania SCM muszą efektywnie integrować się z tego typu oprogramowaniem – zarówno w celu dostarczania danych do analiz, jak i wykorzystywania wyników prognoz w procesach decyzyjnych, takich jak planowanie zakupów (MRP) czy harmonogramowanie. Integracja z narzędziami do predykcji stanowi dziś jeden z kluczowych czynników budowania przewagi konkurencyjnej.

Istotnym wyzwaniem pozostają również regulacje prawne – przypomina Piotr Pudlik. Przykładem jest dyrektywa EUDR, którą organizacje będą zobowiązane wdrożyć najprawdopodobniej od końca 2026 r. W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia przez obszar SCM odpowiednich mechanizmów kontrolnych w zakresie przyjęć zewnętrznych, pełnej identyfikowalności wybranych asortymentów oraz możliwości raportowania źródła pochodzenia każdej partii.

Nie można też zapominać o pieniądzach. Z punktu widzenia SCM naturalnym obszarem wpływającym na redukcję kosztów jest poziom zapasów. Dzięki odpowiedniemu planowaniu przedsiębiorstwa mogą ograniczać ich nadmiar, optymalizować zamówienia zakupu oraz wzmacniać swoją pozycję negocjacyjną wobec dostawców, jednocześnie poprawiając jakość i terminowość dostaw.

Warto również zwrócić uwagę na oszczędności wynikające z efektywności pracy oraz z faktu ograniczenia liczby błędów – podkreśla Piotr Pudlik. – Nowoczesne oprogramowanie SCM, wspierające operacje magazynowe przy użyciu terminali przenośnych i kodów kreskowych, znacząco zwiększa wydajność pracy oraz redukuje liczbę pomyłek człowieka. Dzięki temu ta sama grupa pracowników może obsłużyć większą liczbę operacji w bardziej komfortowy i niezawodny sposób. SCM oraz powiązane z nim narzędzia nie mogą być dziś traktowane jako odrębny silos, lecz powinny być postrzegane jako integralna część całego ekosystemu IT. Wymaga to zapewnienia szybkiej i niezawodnej komunikacji (interfejsów) pomiędzy różnymi obszarami i systemami. Należy przy tym pamiętać, że organizacje nieustannie się zmieniają, rozbudowują swoje środowiska i wdrażają nowe rozwiązania IT. W związku z tym system SCM powinien oferować szerokie możliwości integracyjne. Bazując na własnych doświadczeniach z wdrożeń Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management, uważam, że jest to cecha kluczowa z perspektywy architektury całego ekosystemu informatycznego, a jednocześnie wciąż niedoceniana na etapie definiowania wymagań klientów.

W świecie idealnym proces planowania powinien stabilizować organizację – uważa Julia Żelazny, Supply Chain Management, Solution Advisor w firmie SAP. – Niestety, w praktyce często staje się zarzewiem konfliktów, co zazwyczaj związane jest ze specyfiką struktury firmy. Jeśli poszczególne działy wzorowo wywiązują się ze swoich cząstkowych zadań, zmobilizowane, by osiągnąć cel, tracą z pola widzenia cele nadrzędne dla całej organizacji. W ten sposób rodzi się konflikt interesów, napędzany dodatkowo wskaźnikami KPI. Zmiana podejścia do planowania, w ramach którego wykorzystuje się zintegrowane systemy planowania, polega na budowaniu mechanizmu, który pozwoli świadomie wybierać między dostępnymi możliwościami.

Dzięki temu, zamiast spędzać tygodnie na próbach stworzenia idealnej prognozy sprzedaży, managerowie mogą działać wedle analizy scenariuszowej. Zamiast skupiać się na wolumenie sprzedaży, nowoczesne planowanie odpowiada na pytanie, jaką strategię przyjąć oraz jakie zaakceptować koszty, jeżeli popyt na produkty wzrośnie na przykład o 30% lub jeśli kluczowy łańcuch dostaw zostanie przerwany. Ta odpowiedź jest warta znacznie więcej niż najlepszy raport przygotowany po szkodzie.

Planowanie nie jest jednorazowym, statycznym ćwiczeniem w arkuszu kalkulacyjnym. W otoczeniu biznesowym, przyjmującym za pewnik zmienność, niepewność i złożoność, plan, który nie podlega nieustannej weryfikacji, staje się jedynie raportem historycznym już w chwili jego zatwierdzenia. Rzeczywistość rynkowa często bardzo odbiega od założeń, dlatego zmiana podejścia do planowania pozwala wyeliminować jedno z kluczowych ograniczeń w logistyce – intuicyjne zarządzanie w sytuacjach kryzysowych.

Sukces skutecznego planowania nie powinien zależeć od sprawności w gaszeniu pożarów, a od realistycznej wizji i skutecznej cyfrowej platformy porozumienia. Takiej, która pełni funkcję antidotum na rozbieżne interesy działów. Integruje różne zespoły przedsiębiorstwa oraz dane z obszaru sprzedaży, operacji i finansów, umiejscowione w jednym i szeroko dostępnym źródle prawdy. To właściwie istota działania zgodnego z modelem Sales and Operations Planning.

Zamiast przypadkowych niedoborów czy nagłych nadwyżek, które zaskakują organizację, proces S&OP – wsparty przez system zintegrowanego planowania – pozwala na podjęcie strategicznej decyzji: które rynki lub grupy produktów są obecnie priorytetowe dla firmy, a gdzie sens ma obniżenie poziomu obsługi klienta w imię ochrony rentowności całego biznesu. Transparentność w tym obszarze drastycznie skraca czas reakcji na zmiany rynkowe. Dane rynkowe z wdrożeń systemów klasy SAP IBP (Integrated Business Planning Solution) pokazują, że firmy, które potrafią zsynchronizować planowanie strategiczne z operacyjnym, uzyskują wymierne korzyści w postaci redukcji kosztów operacyjnych oraz zauważalną poprawę terminowości dostaw.

W wielu firmach barierą nie do przebicia jest rozproszenie danych – uważa Julia Żelazny. – Każda jednostka operuje na własnych zestawieniach, nie sposób więc rozsądzić, które liczby są prawdziwe, a które obarczone ludzkim błędem skutkującym opóźnieniami informacyjnymi. Automatyzacja i odświeżanie danych w czasie rzeczywistym dają managerom unikalny wgląd w realizację planów na bieżąco. Dzięki temu SCM przestaje być tylko systemem ewidencji, a staje się aktywnym uczestnikiem procesu decyzyjnego, pozwalającym na natychmiastową weryfikację skutków każdego scenariusza. W efekcie organizacja zyskuje nie tylko precyzję, ale przede wszystkim bezcenny czas na reakcję, zanim rynkowe turbulencje przerodzą się w realne straty.