Ochrona sygnalistów szansą na poprawę efektywności zarządzania firmą logistyczną

Informowanie o nieprawidłowościach w firmie często niesłusznie traktowane jest jak donosicielstwo, podczas gdy działanie to leży w interesie organizacji i jej pracowników. Niejednokrotnie historie, które wydarzyły się w poszczególnych przedsiębiorstwach, pokazują, że działania przeprowadzone w wyniku zgłoszenia dokonanego przez anonimowego sygnalistę pozwoliły uratować firmę od gigantycznych strat finansowych oraz problemów wizerunkowych. To przecież pracownicy, którzy spędzają nierzadko całe dorosłe życie, pracując w danym przedsiębiorstwie, widzą najwięcej i doskonale wiedzą o pojawiających się problemach. Również w firmach logistycznych działania sygnalistów mogą sprawić, że wszystkie nieprawidłowości mają szansę zostać szybko wyeliminowane.

Odpowiednio wczesne wykrycie pojawiających się uchybień daje możliwość uniknięcia poważnych konsekwencji, co nierzadko pozwala na chronienie życia czy zdrowia pracowników.

W jednym z magazynów dużej firmy logistycznej operatorzy wózków widłowych urządzali nocne wyścigi, popisując się pomiędzy sobą brawurową jazdą. Proceder ten trwał przez dłuższy czas. Choć wielu pracowników było świadomych łamania obowiązujących zasad bezpieczeństwa, nikt nie zareagował w obawie o posądzenie o donosicielstwo. Niestety jeden z wyścigów zakończył się wypadkiem śmiertelnym. Ponadto zniszczeniu uległo mienie firmy, a sam magazyn został wyłączony z aktywności na długi czas w wyniku czynności prokuratury. Takich sytuacji można unikać, wdrażając dobrze zaprojektowany system zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów. Umożliwienie pracownikom przekazywania informacji w sposób poufny lub anonimowy zachęca ich  do aktywności w obliczu dostrzeżonych zagrożeń.

Globalne łańcuchy dostaw, a także zwiększająca się rola zakupów na świecie, stają się kwestiami coraz ważniejszymi. Wraz ze wzrostem złożoności procesów pojawia się również większe ryzyko wystąpienia nieprawidłowości. Wiąże się to z faktem, iż logistyka funkcjonuje na różnych płaszczyznach, w wielu krajach świata, w różnych kulturach, a także w oparciu o zróżnicowane regulacje prawne. Z racji tego, że łańcuchy dostaw są coraz bardziej  skomplikowane, ​​łagodzenie ryzyka z nimi związanego jest znacznie bardziej złożone. Tym bardziej teraz organizacje powinny zachować czujność i wsłuchiwać się w informacje pochodzące od sygnalistów, którzy nierzadko widzą problemy u źródła, zanim jeszcze staną się powodem katastrofy.

 

Skuteczne i odpowiedzialne wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów pozwoli ograniczyć straty ponoszone przez organizację.

 

Zwykle różne problemy wychodzą na światło dzienne po fakcie, a przecież uważnie słuchając pracowników, którzy najlepiej wiedzą np. o dokonywanych nadużyciach, można zaoszczędzić czas i pieniądze. Wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów oraz jego obsługa kosztują o wiele mniej niż możliwe straty spowodowane błędami ludzkimi czy rażącymi zaniechaniami. Pracownicy firmy, współpracownicy oraz dostawcy, którzy na co dzień stykają się z działaniami operacyjnymi, są w stanie dostrzec to, czego członkowie zarządów czy dyrektorzy nie mają często możliwości odpowiednio wcześnie zauważyć. Sprawnie działający system zgłaszania nieprawidłowości sprawi, że zidentyfikowane i naprawione zostaną problemy wynikające z nieprawidłowego lub nielegalnego działania pracowników.

– Minimalizacja ryzyka poprzez możliwość wczesnej identyfikacji nadużyć lub zagrożeń, które przy braku odpowiedniej i szybkiej reakcji ze strony organizacji mogłyby spowodować poważne konsekwencje.

– Poprawa wyników finansowych firmy dzięki identyfikacji i eliminacji nieprawidłowości na wczesnym etapie.

– Budowa kultury wzajemnej odpowiedzialnościza organizację opartej na zaufaniu i dialogu z pracownikami.

– Szansa na zwiększenie poziomu etyczności w biznesie i przeciwdziałanie naruszeniom, których dopuszczać się mogą pracownicy bądź współpracownicy firmy.

– Doskonalenie procesów wewnętrznych na podstawie przekazywanych przez sygnalistów informacji, które umożliwiają lepszą wydajność i ostatecznie osiągnięcie przewagi konkurencyjnej.

– Wzmocnienie wizerunku w oczach interesariuszy – klientów, pracowników, dostawców czy udziałowców.

– Przyciągnięcie nowych pracowników, których trudno pozyskać – magazynierów czy kierowców. Jeżeli w przedsiębiorstwie obowiązują przejrzyste, jasne zasady, specjaliści chętniej podejmą współpracę.

Aby wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów mogło przynieść realne korzyści danej firmie, konieczne jest, aby było one traktowane jako wsparcie dotychczasowych działań, a nie tylko kolejny obowiązek narzucony prawem. Z pewnością wymaga to pracy nad podniesieniem świadomości członków organizacji. Bez zaangażowania w proces wdrożenia systemu zarówno najwyższego kierownictwa organizacji, jak i jej pracowników efektu tego nie uda się osiągnąć.

 

Niezwykle istotny jest również wybór skutecznego, bezpiecznego i prostego w obsłudze kanału lub kanałów zgłaszania nieprawidłowości. Ważne jest opracowanie prostych i czytelnych procedur dotyczących zgłaszania naruszeń, zapewnienie skutecznej i dostosowanej do odbiorców komunikacji. Należy pamiętać o prowadzeniu cyklicznych szkoleń omawiających system, kulturę etyczną organizacji czy też identyfikowanie zagrożeń, które jej dotyczą. Dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb jest szczególnie istotne w sektorze logistyki, gdzie szybkie działania są niezbędne, aby dostosować się do rosnących wymagań rynku. Dla skuteczności wdrożenia kluczowe będzie zapewnienie sygnalistom faktycznej ochrony przez odwetem i represjami oraz wyciąganie konsekwencji wobec sprawców nadużyć.

 

Nieodpowiedzialne wdrożenie systemu, podobnie jak brak jego wdrożenia, niesie nie tylko ryzyko poniesienia przewidzianych przez prawo sankcji, ale również może skłaniać sygnalistów do dokonywania zgłoszeń poza kanałem wewnętrznym, tj. do organów władzy publicznej lub mediów. Skutkować to może naruszeniem bezpieczeństwa przetwarzania informacji prawnie chronionych (m.in. dane osobowe) czy podejmowaniem działań odwetowych wobec sygnalistów. Sytuacje te negatywnie wpłynęłyby na wizerunek wewnętrzny i zewnętrzny organizacji oraz naraziłyby ją na potężne straty, nie tylko finansowe.

Wdrożenie skutecznego systemu zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów w firmach logistycznych powinno być działaniem, które umożliwi bezpieczne oraz stabilne ich funkcjonowanie. Skutecznie wdrożony oraz sprawnie zarządzany system pozwoli na wczesną identyfikację naruszeń oraz pojawiających się zagrożeń. W ten sposób można wyeliminować albo zminimalizować ich niekorzystny wpływ na strategiczne funkcjonowanie firmy, na jej wizerunek czy bezpieczeństwo pracowników. To inwestycja w rozwój organizacji, a nie tylko narzucony prawem obowiązek, który generuje dodatkowe koszty. Szczególne znaczenie ma to w tak dynamicznie rozwijającej się i konkurencyjnej branży jak logistyka, gdzie posiadanie nawet niewielkiej przewagi konkurencyjnej może okazać się kluczowe dla utrzymania i pozyskania klientów.

Zgodnie z projektem Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa do wdrożenia obowiązkowych i poufnych wewnętrznych kanałów komunikacji dla pracowników będą zobowiązane organizacje, które zatrudniają co najmniej 250 osób – w terminie 14 dni od wejścia ustawy w życie. W grudniu 2023 r. obowiązek ten obejmie dodatkowo przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników.

Nowe przepisy dotkną też mniejszych pracodawców. Wraz z wejściem w życie ustawy uruchomione zostaną również kanały tzw. zewnętrzne, czyli prowadzone przez organy administracji. Będą one obsługiwane przez Rzecznika Praw Obywatelskich, UOKiK oraz inne urzędy. Organizacje zatrudniające do 249 pracowników, rezygnując z wdrożenia wewnętrznych kanałów komunikacji do grudnia 2023 roku, tracą szansę na szybkie, wewnętrzne rozwiązanie problemów, o których mogłyby uzyskać wiedzę dzięki zgłoszeniom sygnalistów.

 

Autorzy:

Żaneta Scigała
Partner i radca prawny w kancelarii Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik. Certyfikowany ekspert ds. Compliance i systemu ochrony sygnalisty (whistleblowing), Approved Whistleblowing Officer (AWBO), Approved Compliance Expert (ACE). Kompleksowo doradza firmom i wspiera zarządy w podejmowaniu decyzji biznesowych. Przygotowuje, opiniuje i negocjuje umowy handlowe, w tym w zakresie najmu komercyjnego. Przeprowadza audyty prawne nieruchomości pod inwestycje magazynowe i parki logistyczne. Weryfikuje prawne ograniczenia w nabywaniu nieruchomości rolnych pod logistykę.

Tomasz Sączek
Dyrektor Zarządzający IPP w Polsce, ekspert w obszarze łańcucha dostaw, praktyk. Od 20 lat związany z logistyką operacyjną. Doświadczony manager z sukcesami zarządzający łańcuchami dostaw różnych branż (m.in. retail, RTV AGD). Współpracuje z renomowanymi firmami konsultingowymi w Polsce i zagranicą jako ekspert-praktyk. Specjalizuje się budowaniu strategii łańcucha dostaw, optymalizacji kosztów oraz przebudowie procesów logistycznych. Certyfikowany trener biznesu. Wykładowca m.in. na Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Doradca Supply Chain & Logistics Group w Zjednoczonych Emiratach Arabskich – reprezentujący organizację w Polsce. Od wielu lat prelegent/przewodniczący Global Supply Chain Summit w Dubaju.

 

Artykuł ukazał się w czasopiśmie Logistics Manager